Besvarelse af spørgsmål nr.   5 (L 72), som  Folketingets Kommunaludvalg   har   stillet   til   indenrigs-   og   sund- hedsministeren den 21. marts 2005 Spørgsmål 5: ”Vil kravet om notatpligt gælde for medarbejderne i borgerservicecentrene, og hvordan vil det fungere i praksis?” Svar: Offentlighedslovens  §  6  indeholder  en  bestemmelse  om  notatpligt.  Efter bestemmelsen  skal  en  myndighed,  der  mundtligt  modtager  oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for s  a- gens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oply    s- ninger,  gøre  notat  om  indholdet  af  oplysningerne.  Det  gælder  dog  ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Reglerne om notatpligt  gælder  i  sager,  hvor  der  vil  blive  truffet  afgørelse  af  en  forval  t- ningsmyndighed. De gældende regler om notatpligt gælder i forhold til alle dele af den offen t- lige forvaltning og således også i forhold til såvel nuværende som fremtid   i- ge  kommunale  borgerservicecentre.  Forslaget  til  lov  om  kommunale  bor- gerservicecentre ændrer ikke på di sse regler. Reglerne om notatpligt vil i praksis bl.a. kunne betyde, at oplysninger, der udveksles  mundtligt  inden  for  samme  myndighed,  skal  noteres  af  medar- bejderne i et borgerservicecenter. Hvis en medarbejder i et borgerservice- center  f.eks.  i  en  ansøgningssag  efter  lovforslagets  §  3,  stk.  3,  indhenter telefoniske oplysninger fra kommunens relevante fagforvaltning vedrøre nde sagens faktiske omstændigheder, der er af betydning for, om ans ø geren er berettiget  til  den  ansøgte  ydelse,  skal  oplysningerne  not eres  på  sagen. Reglen  gælder  også,  hvis  medarbejderen  indhenter  sådanne  oply  sninger fra andre af kommunens sager eller fra kommunens elektroniske systemer. Notatpligten efter offentlighedsloven gælder endvidere, hvis oplysningerne er afgivet mundtligt af borgeren selv i forbindelse med sagens behandling samt  hvis  oplysningerne  indhentes  ved  en  telefonopringning  til  en  anden myndighed. Dette gælder f.eks., hvis medarbejderen i et borgerservic ecen- ter indhenter oplysninger efter reglerne i lovforslagets § 3, stk. 1, eller stk. 6, jf. stk. 1. Indenrigs- og Sundhedsministeriet Dato: 13. april 2005 Kontor: 2.k.kt. J.nr.: 2004-2200-21 Sagsbeh.: ABT Fil-navn: LKS/FT-beh./Spm5.L72.svar

2 Der  gælder  ikke  særlige  formkrav  til,  hvordan  notatpli gten  i  praksis  skal opfyldes. Det er således uden betydning, om det f.eks. sker på håndskre   v- ne notatark eller i et elektronisk system. Notatet skal imidlertid opbevares så ledes,  at  det  altid  kan  findes  frem  i  forbindelse  med  den  konkrete  sag, f.eks. i forbindelse med behandlingen af sagen eller i forbindelse med be- svarelsen af eventuelle aktindsigtsbegæringer.