Besvarelse  af  spørgsmål  nr.   12  (L  72),  som  Folketin- gets Kommunaludvalg har stillet til indenrigs- og sund- hedsministeren den 7. april 2005 Spørgsmål  12: "Har ministeren overvejet alternative forslag til at give borgerne en tilstræk- kelig indsigt i deres egen sag hos myndighederne end dem, der følger af forslaget?" Svar: Efter  min  opfattelse  er  det  af  afgørende  bety dning  for  retssikkerheden  og for  borgernes  tillid  til  det  offentlige,  at  borgerne  har  tilstrækkelig  indsigt  i deres  egne  sager  hos myndighederne.  Dette gælder  såvel,  når  sager b  e- handles i kommunale borgerservicecentre, som når sager behandles i alle andre dele af den offentlige forvaltning. Der er i den gældende lovgivning  en række  regler, som har betydning for borgerens muligheder for indsigt i sine egne sager. Der er således  i forvalt- ningsloven  fastsat  regler  om,  at  en  borger,  som er  part  i  en  sag,  hvor  en myndighed  skal træffe  afgørelse  ,  normalt  skal  partshøres,  jf.  lovens  §  19. Endvidere skal parten gives en begrundelse for den afgørelse , som forvalt- ningen træffer, såfremt der er tale om en skriftlig afgørelse, som ikke fuldt ud giver vedkommende medhold, jf. lovens § 22. Desuden har parten nor- malt  under  sagens  behandling  og  efterfølgende  adgang  til   aktindsigt  i  sin sag (partsaktindsigt), jf. lovens kapitel 5. Herudover har parten i forbindelse med en partsaktindsigtsbegæring under sagens behandling  normalt ret til, at sagen udsættes, indtil der er givet vedkommende adgang til at gøre sig bekendt med sagens dokumenter, jf. lovens § 11. Med hensyn til oplysnin- ger, som er omfattet af persondataloven, herunder navnlig elektronisk be- handlede oplysninger, er der endelig fastsat særlige regler om den  registre- redes indsigt i oplysninger om vedkommende selv. Vedkommende har så- ledes normalt ret til at få meddelelse om, hvilke oplysninger der behan dles, behandlingens  formål,  kategorierne  af  modtagere  af  oplysningern e  og  til- gængelig information om, hvorfra disse oplysninger stammer, jf. personda- talovens § 31. De nuværende  regler om partshøring,  begrundelse og udsættelse af sagen ændres  ikke  af  lovforslaget,  og  de  gælder  således  også  for  de  fremtidige borgerservicecentre. Indenrigs- og Sundhedsministeriet Dato: 2. maj 2005 Kontor: 2.k.kt. J.nr.: 2004-2200-21 Sagsbeh.: abt Fil-navn: LKS/FT-beh./Spm12.L72.svar

2 Reglerne om partsaktindsigt efter forvaltningsloven og indsigt efter person- dataloven berøres  i lovforslaget alene i relation til interne arbejdsdokumen- ter og ikke i forhold til de øvrige  dokumenter i en sag, og lovforslaget berø- rer ikke retten til indsigt i oplysninger vedrørende sagens faktiske omstæ  n- digheder, uanset de indgår i interne arbejdsd okumenter. Efter gældende ret er interne arbejdsdokumenter som udgangspunkt und- taget  fra  partsaktindsigt,  jf.  forvaltningslovens  §  12,  ligesom  interne  ar- bejdsdokumenter  med  oplysninger,  der  er  omfattet  af  persondataloven, ligeledes som udgangspunkt er undtaget fra reglerne om indsigtsret, jf. per- sondatalovens § 32, stk. 2. Der  er  imidlertid  uanset  disse  regler  ret  til  (partsakt)indsigt  i  interne  ar- bejdsdokumenter i en række tilfælde.   Herunder har en borger ret til (part- sakt)indsigt i interne arbejdsdokumenter, der alene indeholder en gengivel- se  af  oplysninger,  som  myndigheden  har  haft  pligt  til  at  notere  efter  be- stemmelsen  i  offentlighedslovens  §  6,  stk.  1  (§  6-notater).  Det fremgår  af denne bestemmelse, at i sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en fo r- valtningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysnin- ger  vedrørende  sag ens  faktiske  omstændigheder,  der  er  af  betydning  for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne o    p- lysninger, gøre notat om indholdet af oplysninge rne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Med hensyn til  rækkevidden  af   offentlighedslovens  §  6  henvises  til  besvarelsen  af spørgsmål 5.   Endvidere er der normalt ret til (partsakt)indsigt i oplysninger vedrørende  sagens  faktiske  omstændigheder,  der  er  af  væsentlig  bety  d- ning  for  sagens  afgørelse  (ek straheringspligt),  uanset  disse  oplysninger alene indgår i et  internt arbejdsdokument, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2. Formålet med de gældende regler , hvorefter der som udgangspunkt ikke er pligt  til  at  give  aktindsigt  i  interne  dokumenter,  er  at  give  myndighederne rum til at gøre sig   foreløbige overvejelser o m en sag og dermed at højne kvaliteten af myndighedernes beslutningsgrundlag. I lovforslaget er der fastsat regler om videregivelse  af oplysninger mellem borgerservicecentre  og  andre  myndigheder  i  situationer,  hvor  borgerser- vicecenteret udfører opgaver p å vegne af  en anden myndighed, eller hvor borgerservicecenteret  og  en  anden  myndighed  varetager  hver  sin  del  af samme  opgave  (integreret  sagsbehandlingsforløb).   Der  henvises  til  ek- sempel 2 og 3 i besvarelsen af spørgsmål nr. 7. Hvis  der  sker  udveksling  af  et  internt  arbejdsdokument  mellem  et  borger- servicecenter og en anden myndighed i disse særlige tilfælde, er der efter min  opfattelse  et  tilsvarende  behov  for  at  beskytte  beslutningsprocessen, som hvis opgaven var blevet varetaget af én myndighed.  Ellers ville parter kunne få adgang til notater og lign. med myndighedens foreløbige overv  e- jelser  –  overvejelser,  som  måske,  måske  ikke,  bliver  til  noget   –  blot  fordi der benyttes en mere fleksibel arbejdstilrettelæggelse end den, som myn- dighederne benytter i dag.

3 Der er derfor i lovforslagets § 3, stk. 5, fastsat en bestemmelse om, at in- terne  arbejdsdokumenter,  som  videregives  efter  lovforslagets  regler,  ikke mister deres interne karakter som følge af videregivelsen. Reglen om, at interne arbejdsdokumenter ikke mister deres interne karak- ter, gælder sål edes kun, hvis de videregives i de særlige situationer, der er omfattet  af  lovforslagets  videregivelsesbestemmelser,  jf.  ovenfor.  Reglen gælder ikke i andre tilfælde, hvor  der udveksles et internt arbejdsdokument mellem et borgerservicecenter og en anden myndighed, herunder i tilfælde, hvor disse udfører hver deres opgaver . Endvidere berøres  de ovennævnte regler om indsigt i § 6-notater samt om ekstraheringspligt ikke af lovforsla- get. Jeg har derfor  ikke fundet grundlag for at overveje alternative forslag til at give  borgerne  indsigt  i  deres  egen  sag,  da  lovforslagets  regler  sammen med de ovennævnte regler i forvaltningsloven og persondataloven  efter min opfattelse  giver  borgerne  tilstrækkelig  indsigt  i  de  af  deres  sager,  der  be- handles helt eller delvis i et kommunalt borgerservicecenter.