J.nr. 18-4983 MUC/- Endelig versionB E T I N G E L S E Rfor konkurrencepræget dialog om fremme af evalueringskultur i folkeskolen
2INDHOLDSFORTEGNELSEDEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED ................................................................................................... 3DE BESKRIVENDE DOKUMENTER (UDBUDSMATERIALET)................................................................... 3TILDELINGSKRITERIER.................................................................................................................... 4KONKURRENCEPRÆGET DIALOG ...................................................................................................... 7Dialogfasen ........................................................................................................................... 7Tilbudsfasen .......................................................................................................................... 8FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV M.V................................................................................................. 9ORIENTERINGSMØDE OG SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL..........................................................................11Orienteringsmøde .................................................................................................................12Skriftlige spørgsmål...............................................................................................................12TILBUDSUDFORMNING, FRISTER M.V. .............................................................................................13Udformning m.v....................................................................................................................13Generelt 13Særlige krav til udformning m.v. af endeligt tilbud ......................................................14Frist for afgivelse af foreløbigt tilbud ......................................................................................15Frist for afgivelse af endeligt tilbud m.v. .................................................................................15BEHANDLING AF TILBUD M.V..........................................................................................................16Generelle vilkår.....................................................................................................................16FORHANDLINGSFORBUD.................................................................................................................16FORTROLIGHED .............................................................................................................................17OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ ....................................................17TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN..........................................................................................19
31. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Undervisningsministeriet, Uddannelsesstyrelsen Området for grundskole og folkeoplysning Kontor for folkeskolen Frederiksholms Kanal 26 Telefon: 33 92 53 74 Telefax: 33 92 53 02 Kontaktperson: Chefkonsulent Jakob Wandall E-mail adresse: [email protected]2. DE BESKRIVENDE DOKUMENTER (UDBUDSMATERIALET) De beskrivende dokumenter (udbudsmaterialet) i dette EU-udbud i henhold til ud-budsbekendtgørelse nr. 2005/S 93-092381 og berigtigelse nr. 2005/S 96-094771 består af: Opfordringsskrivelse. Nærværende betingelser for konkurrencepræget dialog (i det følgende be-tegnet Betingelserne). Udkast til hovedkontrakt om fremme af evalueringskultur i folkeskolen. Udkast til bilag 1 (Hovedtidsplan og betalingsplan og oversigt over kravop-fyldelse), herunder med vejledende tekstafsnit. Bilag 2 (Kravspecifikation med appendikser), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 3 (Løsningsbeskrivelse og oversigt over kravopfyldelse), her-under med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 4 (Designbeskrivelse og oversigt over kravopfyldelse), her-under med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 5 (Ændringshåndtering og oversigt over kravopfyldelse), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 6 (Dokumentation og oversigt over kravopfyldelse), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 7 (Projekt- og samarbejdsorganisation med oversigt over kravopfyldelse), herunder med vejledende tekstafsnit.herunder med oversigt over kravopfyldelse), Udkast til bilag 8 (Undervisingsministeriets øvrige medvirken), herunder med vejledende tekstafsnit.
4Udkast til bilag 9 (Optioner med oversigt over kravopfyldelse), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 10 (Økonomi), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 11 (Prøver med oversigt over kravopfyldelse), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 12 (Servicemål med oversigt over kravopfyldelse og appen-dikser), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 13 (Kontrol og kvalitetsmåling med oversigt over kravopfyl-delse), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 14 (Eventuelle licensbetingelser), herunder med vejledende tekstafsnit. Udkast til bilag 15 (Ydelser ved kontraktens ophør med oversigt over kravopfyldelse), herunder med vejledende tekstafsnit. Formular til brug for erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen m.v. De beskrivende dokumenter i elektronisk form på CD-rom. 3. TILDELINGSKRITERIER Tildeling vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud".Undervisningsministeriet vil i den forbindelse lægge følgende 3 underkriterier til grund: 1) Kvaliteten af de tilbudte ydelser (40 %) bedømt på grundlag af følgende elementer: Graden af opfyldelse af Undervisningsministeriets krav, jf. herved tilbudsgive-rens udfyldning af oversigter over kravopfyldelse. Tilbudsgiverens fastlæggelse af succeskriterier som beskrevet i tilbudsgive-rens bilag 13. Måden hvorpå tilbudsgiveren vil måle opfyldelse af succeskriterier som be-skrevet i tilbudsgiverens bilag 13. I hvor høj grad der er indbyrdes sammenhæng og gensidig understøttelse mellem de it-baserede test, vejledningen herom, den generelle vejledning og de fagspecifikke inspirationsmaterialer og sammenhængen mellem dette ma-teriale og kampagnen vurderet på grundlag af tilbudsgiverens bilag 3A.
5Brugbarheden af netstedet, herunder målrettethed, brugervenlighed og over-skuelighed vurderet på grundlag af tilbudsgiverens bilag 3A. I hvor høj grad tilbudsgiveren har tilgodeset målgruppernes behov indenfor hver at de udbudte ydelser vurderet på grundlag af tilbudsgiverens bilag 3A. I hvor høj grad de it-baserede test og de tilhørende vejledninger fremstår som et pædagogisk værktøj, der kan bidrage til den individuelle, fremadrettede planlægning som vurderet på grundlag af tilbudsgiverens bilag 3A også i kombination med de øvrige værktøjer. I hvor høj grad tilbudsgiverens tilbud er baseret på et kvalificeret, pædago-gisk, forskningsmæssig og fagligt grundlag vurderet på grundlag af tilbuds-giverens bilag 3A. Brugervenligheden overfor lærere og elever, herunder kvaliteten af tilbudt vejledning og information til lærerne om de it-baserede test og hensyntagen til deres forskellige it-kundskaber, samt i hvor høj grad de it-baserede test tilgodeser målgruppernes forskellighed, herunder at der er forskellige al-dersgrupper der skal læse og forstå information. Måden hvorpå tilbudsgiveren vil sikre testenes validitet og realibilitet som be-skrevet i tilbudsgiverens bilag 3A. Graden af nytænkning og forståelse for anvendelsen af de fagspecifikke inspi-rationsmaterialer vurderet på grundlag af tilbudsgiverens bilag 3A. Tilbudsgiverens beskrivelser af den generelle vejledning i sit bilag 3A. Tilbudsgiverens beskrivelser af screeningsmaterialer i sit bilag 3A. Kampagnens indhold og tilgang til fremme af evalueringskulturen i folkeskolen som beskrevet i tilbudsgiverens bilag 3A. Tilbudsgiverens konkret tilbudte organisation og bemanding som beskrevet i tilbudsgiverens bilag 7. 2) Leveringssikkerhed (40 %) bedømt på grundlag af følgende elementer: Om tilbudsgiverens tidsplan i bilag 1 indeholder et veldefineret forløb for etablering af samtlige udbudte ydelser og er indbyrdes koordinerede. I hvilken udstrækning tidsplanen i tilbudsgiverens bilag 1 understøtter, at etableringen af opgavebanken, afprøvning og standardiseringen kan gen-nemføres effektivt, velplanlagt og med optimerede styringsmuligheder for Undervisningsministeriet.
6Om der på grundlag af tilbudets indhold vil kunne skabes et stabilt og tilgæn-geligt driftsmiljø som er tilpasset skolernes varierende kapacitet og øvrige forskellighed og i hvor høj grad at it-baserede test vil kunne afvikles let og enkelt efter behov – og uden væsentlig administration for skolen og læreren vurderet på grundlag af tilbudsgiverens bilag 12. Tilbudsgiverens metodiske tilgang til levering af de udbudte ydelser, herunder den konkret tilbudte projekt/leverancemodel og konkret tilbudte kvalitetssy-stem som beskrevet i udkast til bilag 7, pædagogisk og testfaglig metodik som beskrevet i tilbudsgiverens bilag 3A, afprøvninger som beskrevet i til-budsgiverens bilag 11 og øvrige procedurer som beskrevet i tilbudsgiverens bilag 7. Måden hvorpå tilbudsgiveren vil følge op på resultatet af succeskriteriers må-ling som beskrevet i tilbudsgiverens bilag 13 Garantierne i tilbudsgiverens bilag 12. Indholdet og karakteren af eventuelle forbehold over for de af kontraktens bestemmelser, der kan tages forbehold overfor, som angivet nedenfor i Be-tingelsernes punkt 5, bortset fra eventuelle forbehold overfor elementer i kontraktens punkt 5.1.7. 3) Økonomi (20 %) bedømt på grundlag af følgende elementer: Det samlede servicevederlag som angivet i bilag 10. Priser for optioner som angivet i bilag 10. Priserne for ad-hoc rådgivning ind-går i evalueringen med et skønnet samlet timeforbrug på 500 timer fordelt jævnt på tilbudsgiverens medarbejderkategorier. I bilag 10 er for hver af de øvrige optioner angivet med hvilken brøkdel eller med hvilke skønnede mængder prisen indgår i evalueringen under dette underkriterium. Skønnede forbrug er alene anført til brug for tilbudsevalueringen og forpligter ikke Un-dervisningsministeriet til at aftage ydelserne. Samlet servicevederlag som angivet i bilag 10 ved kontraktforlængelse i to år. Omfanget af Undervisningsministeriets medvirken som beskrevet af tilbudsgi-veren i bilag 8. Den skønsmæssige opgørelse af Undervisningsministeriets medarbejderrelaterede omkostninger til udførelse af disse opgaver i bilag 8 baseres på en samlet udgift på kr. 400,- pr. medarbejdertime. Eventuelle forbehold overfor de elementer i kontraktens punkt 5.1.7, der kan tages forbehold overfor i henhold til Betingelsernes punkt 5.
7Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevaluerin-gen. 4. KONKURRENCEPRÆGET DIALOG Udbudsforretningen gennemføres i henhold til udbudsdirektivets (direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004) regler for konkurrencepræget dialog i to faser: 4.1 Dialogfasen Udbudsforretningen indledes med en dialogfase, hvor Undervisningsministeriet vil afholde møde med hver tilbudsgiver til drøftelse af tilbudsgivernes løsningsforslag. Som grundlag for dialogen mellem Undervisningsministeriet og tilbudsgiveren skal tilbudsgiveren først afgive et foreløbigt tilbud inden for fristen i punkt 7.2. Der hen-vises i den forbindelse til punkt 7 om udformningen af tilbud og punkt 5 om forbe-hold og mindstekrav. Efter fristens udløb vil Undervisningsministeriet foretage en evaluering i henhold til punkt 3 af de indkomne foreløbige tilbud, og vil inden for rammerne af hvert fore-løbigt tilbud identificere budets stærke og svage sider set i forhold til Undervis-ningsministeriets behov, således som disse fremgår af de beskrivende dokumenter. Endvidere vil Undervisningsministeriet identificere de elementer i det foreløbigetilbud, hvor Undervisningsministeriet gerne hører nærmere om forudsætningerne for eller konsekvenserne af budet. Undervisningsministeriet vil herefter invitere hver tilbudsgiveren til et individuelt dialogmøde, hvor tilbudsgiverens foreløbige tilbud vil blive drøftet. Der vil i rimelig tid forud for de i punkt 12 angivne mødetidspunkter til hver tilbuds-giver sammen med invitationen blive fremsendt en dagsorden indeholdende en overordnet angivelse af de punkter i tilbudsgiverens foreløbige tilbud, som Under-visningsministeriet ønsker at drøfte. Tilbudsgiveren vil på mødet ligeledes få lejlig-hed til at kommentere på sine løsningsforslag og på Undervisningsministeriets be-hov.
8Evalueringen af det foreløbige tilbud og den efterfølgende dialog med tilbudsgive-ren har særligt til formål at sikre, at tilbudsgiveren har forstået Undervisningsmini-steriets behov, og at tilbudsgiveren har grundlaget for at vurdere, hvorved tilbuds-giverens løsningsforslag kan justeres eller ændres med sigte på en bedre opfyldelse af behovene. Det er Undervisningsministeriets forventning, at der alene vil være behov for ét møde med hver tilbudsgiver i dialogfasen. Tidsplanen i punkt 12 er udarbejdet ud fra den forudsætning. Undervisningsministeriet forbeholder sig dog at afholde yder-ligere møder med tilbudsgiverne, såfremt der måtte vise sig et behov herfor. I så fald udskydes alle senere frister i udbudsforretningen med det antal dage, der er nødvendigt til gennemførelse af nye møder og afslutning af dialogfasen. Såfremt drøftelserne med tilbudsgiverne afdækker aspekter vedrørende Undervis-ningsministeriets behov, som ikke allerede er belyst i de beskrivende dokumenter eller som med fordel kan uddybes, vil Undervisningsministeriet (hvor dette kan ske uden fare for konkurrencefordrejning, forskelsbehandling af tilbudsgiverne eller ændring af grundlæggende udbudsvilkår) som afslutning på dialogfasen samtidig til hver tilbudsgiveren fremsende en supplerende beskrivelse, der herefter indgår som en del af de beskrivende dokumenter. 4.2 Tilbudsfasen Når Undervisningsministeriet har gennemført dialogfasen vil afslutningen heraf blive meddelt skriftligt til de tilbudsgivere, der har deltaget i dialogfasen med samtidig oplysning om, at udbudsforretningens anden fase - tilbudsfasen - indledes. Det er en betingelse for tilbudsgiverens deltagelse i tilbudsfasen, at tilbudsgiveren rettidigt har afgivet foreløbigt tilbud i dialogfasen. I skrivelsen opfodres tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud.Fristen for afgivelse af endeligt tilbud vil ligeledes være angivet i skrivelsen tillige-med endelig tidsplan for den resterende del af udbudsforretningen. Det endelige tilbud skal baseres på tilbudsgiverens foreløbige tilbud og de deri in-deholdte løsningsforslag. Men det er hensigten, at tilbudsgiveren i videst muligt omfang i sit endelige tilbud søger at forbedre opfyldelsen af Undervisningsministe-
9riets behov, herunder ved at implementere eventuelle forslag, som Undervisnings-ministeriet måtte have fremsat over for tilbudsgiveren i dialogfasen, og ved at ind-drage en eventuel supplerende beskrivelse, jf. punkt 4.1, sidste afsnit, ved udform-ningen af det endelige tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 7 om udformningen af tilbud og punkt 5 om forbehold og mindstekrav. 5. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV M.V. Undervisningsministeriet har udarbejdet vedlagte udkast til hovedkontrakt og ud-kast til bilag m.v. Tilbudsgiveren har inden for de nedenfor angivne rammer mulighed for at tage for-behold over for de enkelte dele af de beskrivende dokumenter, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende opgaverne og/eller deres udførelse. Ved forbehold skal tilbudsgiveren klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiveren i stedet vil indgå på. Endelige tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ikke konditi-onsmæssige tilbud), vil dog ikke blive taget i betragtning. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i de beskrivende doku-menter er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. Ad udkast til hovedkontrakt:Alle bestemmelser i udkastet til hovedkontrakt er mindstekrav, som tilbudsgiveren ikke kan tage forbehold over for, dog kan tilbudsgiveren tage forbehold over for følgende bestemmelser: Kontraktens punkt 5.1.7 for så vidt angår bestemmelserne i 2. og 3. afsnit om fakturering af nedsat vederlag, herunder brøkangivelserne.Kontraktens punkt 19.2 for så vidt angår de deri angivne procentsatser.Kontraktens punkt 19.3 for så vidt angår de deri angivne procentsatser.Kontraktens punkt 19.4 for så vidt angår de deri angivne procentsatser.
10Kontraktens punkt 19.5 for så vidt angår det deri angivne beløb.Kontraktens punkt 19.7 for så vidt angår de deri angivne antal arbejdsdage.Kontraktens punkt 20.3 for så vidt angår det der angivne antal arbejdsdage.Kontraktens punkt 20.4 for så vidt angår de deri angivne procentsatser.Kontraktens punkt 20.5 for så vidt angår de deri angivne procentsatser.Kontraktens punkt 20.6 for så vidt angår de heri angivne antal arbejdsdage.Kontraktens punkt 21 for så vidt angår maksimeringen i 2. afsnit af Tjeneste-yderens erstatningsansvar. Udkast til bilag 1 - 15I hvert bilagsudkast er det direkte angivet, hvorvidt krav er mindstekrav, som til-budsgiveren ikke kan tage forbehold over for. Mindstekravet er markeret med en anden font og en overskrift efterfulgt af fortløbende nummer og en beskrivende tekst markeret med en streg i venstre margen. Dette er illustreret med nedenståen-de eksempel på et Mindstekrav – "Mindstekrav 1": Mindstekrav 1. Eksempel på format for overskrift til mindstekravtestEksempel på format for indholdet af et mindstekrav.Mindstekrav udgør krav som tilbudsgiveren ikke kan tage forbehold over for.[Tekst]Den med fed markerede tekst udgør en overskrift for mindstekravet, mens selve mindstekravet er indeholdt i den tekst, der er markeret med en streg i venstremar-gen. --o0o-- Undervisningsministeriet opererer i bilag 1-15 derudover med en række krav. Bilag 9 indeholder krav til ydelser, som Undervisningsministeriet ønsker tilbudt som opti-oner. I begrebet "Option" ligger, at Undervisningsministeriets får mulighed for (alt-så ikke pligt til), ved kontraktindgåelse eller i løbet af kontraktens løbetid, at bestil-le den i optionen beskrevne ydelse til en i bilag 10 fastsat pris. Udover de ovenfor nævnte krav og optioner anvendes begrebet "Info". Et info-punkt er en instruktion til tilbudsgiveren om at vedlægge specifik information i til-budet. Tilbudsgiverens informationen anvendes til uddybning af krav og bliver til-lagt vægt i tilbudsevalueringen indenfor rammerne af underkriterierne. Såfremt
11tilbudsgiveren ikke afgiver alle oplysninger m.v., der er angivet i et info-punkt vil dette blive tillagt negativ betydning i forbindelse med tilbudsevalueringen indenfor rammerne af underkriterierne. De to begreber "Krav" og "Info" er markeret med en anden font og en overskrift efterfulgt af fortløbende nummer og en beskrivende tekst markeret med en streg i venstre margen. De enkelte krav er identificeret med en særlig typografi, som vist her: Krav 0.Dette er et eksempel på typografien for et kravDette er et eksempel på typogra fien for en nærmere beskrivelse af kravet.Vejledning om, hvordan tilbudsgiveren skal udforme sit tilbud, info-punkter er angi-vet som vist nedenfor: Info. 0.Dette er et eksempel på en vejledning om udformning af tilbudDette er et eksempel på en nærmere instrukt ion m.h.t. udformning af tilbud.Den med fed markerede tekst udgør en overskrift, mens selve kravet/vejledning om udformning af tilbud er indeholdt i den tekst, der er markeret med en streg i ven-stremargen. --o0o-- Tilbudsgiveren har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 7 om udformningen af tilbud. 6. ORIENTERINGSMØDE OG SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om de beskrivende dokumenter og de udbudte opgaver ved deltagelse i orienteringsmøde og fremsæt-telse af skriftlige spørgsmål.
126.1 Orienteringsmøde Der vil fredag, den 1. juli 2005 2005 i tidsrummet kl. 10.00-12.00 blive af-holdt et orienteringsmøde hos Undervisningsministeriet for alle tilbudsgivere. Henvendelse ved deltagelse i orienteringsmødet sker i receptionen hos Undervis-ningsministeriet på adressen i punkt 1. På mødet vil Undervisningsministeriet fremkomme med en overordnet redegørelse for udbudsforretningens baggrund, samt formålet med udbudet og den udbudte kontrakt. Der vil ligeledes blive givet en mere generel orientering om de beskriven-de dokumenters udformning og opbygning, udbudsforretningen og proceduren her-for, herunder om dialogfasen og adgangen til at fremkomme med skriftlige spørgs-mål. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes tilbudsgiveren senest 3 dage inden mødet meddele, hvorvidt tilbudsgiveren agter at deltage i orienterings-mødet med oplysning om forventet deltagerantal. Undervisningsministeriet tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. tilbudsgiver. Der vil være mulighed for at fremkomme med spørgsmål under orienteringsmødet, men Undervisningsministeriet forbeholder sig adgangen til at henvise tilbudsgiverne til at fremsætte spørgsmål skriftligt, jf. punkt 6.2, såfremt spørgsmålet efter Under-visningsministeriets vurdering ikke egner sig til besvarelse på orienteringsmødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at nødvendiggøre nærmere overvejelser hos Undervisningsministeriet. Undervisningsministeriet vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som efterfølgende fremsendes til alle tilbudsgivere. 6.2 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderlige-re oplysninger om de beskrivende dokumenter (skriftlige spørgsmål) i dialogfasen og i tilbudsfasen. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt, eventuelt pr. e-mail, jf. punkt 1.
13Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt, eventuelt pr. e-mail, forudsat at tilbudsgi-veren har oplyst en e-mail adresse, som Undervisningsministeriet må benytte til dette formål. Spørgsmål, der modtages senest den 5. august 2005 vil under alle omstændighe-der blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af foreløbigttilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret inden udløbet af fristen for afgivelse af foreløbigt tilbud, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fri-sten for afgivelse af foreløbigt tilbud. Spørgsmål, der er modtaget senest den 10. september 2005 (foreløbig dato, jf. punkt 4.1) vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udlø-bet af fristen for afgivelse af endeligt tilbud. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil også blive besvaret inden udløbet af fristen for afgivelse af endeligt tilbud, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fri-sten for afgivelse af endeligt tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af endeligt tilbud vil ikke blive besvaret. 7. TILBUDSUDFORMNING, FRISTER M.V. 7.1 Udformning m.v. 7.1.1 GenereltTilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til hovedkontrakt med udkast til bilag 1 - 15, der udtrykker de krav og forventninger, som Undervisningsministeriet har til tilbudsgiverens tilbud. Hovedparten af bilagene forudsættes udarbej-det/færdiggjort af tilbudsgiveren. Bilagene udformes under hensyn til kontraktens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag.
14Tilbud skal være på dansk og skal afleveres i underskrevet stand. Tilbud bør indeholde et resume og en samlet gengivelse af tilbudsgiverens eventuelle forbehold, og hvilke konkrete formuleringer, tilbudsgiveren vil indgå på, jf. herved udbudsbetingelsernes pkt. 5. For så vidt angår forbehold over for ind-holdet af bilag 1-15 , sker dette ved, at tilbudsgiveren udfylder Oversigt over kravopfyldelse, der findes i udkastet til det enkelte bilag. Dog gøres opmærksom på, at oversigt over kravopfyldelse for bilag 2 er vedlagt bilag 3. Tilbudsgiverens forbehold bør ledsages af en skriftlig begrundelse. Tilbud skal sendes eller indleveres til Undervisningsministeriet, att. Chefkonsulent Jakob Wandall, jf. pkt. 1.Tilbud ses gerne afleveret i 10 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Fremme af evalueringskultur i folkeskolen - tilbud. Må ikke åbnes af poståbnin-gen". I kuverten skal tilbudet endvidere vedlægges i elektronisk form på CD-rom (MS Word/Excell 97 kompatibelt). I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. 7.1.2 Særlige krav til udformning m.v. af endeligt tilbudDet indskærpes, at i forbindelse med afgivelsen af endeligt tilbud skal tilbudsgive-ren underskrive og vedlægge erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren på dette tidspunkt har forfalden gæld til det offentlige. Det indskærpes endvidere, at i forbindelse med afgivelsen af endeligt tilbud skal tilbudsgiveren vedlægge erklæring om, at tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af sit endelige tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til be-stemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelserne skal præsteres. Tilbudsgiveren har sammen med de øvrige beskrivende dokumenter modtaget en formular til brug for afgivelsen af denne er-klæring.
15Endelig indskærpes, at såfremt tilbudsgiveren eller enheder i en sammenslutning af tilbudsgivere eller underleverandører til tilbudsgivere er omfattet af statens re-gelsæt for indtægtsdækket virksomhed, skal det endelige tilbud indeholde en date-ret og underskrevet revisorerklæring om, at omhandlede tilbudsgiver, enhed eller underleverandør ved tilbudsafgivelsen, herunder ved prisfastsættelsen i tilbudet, har overholdt dette regelsæt, jf. herved særligt Budgetvejledning 2001, pkt. 2.6.6 og Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning, der findes på Finansmi-nisteriets hjemmeside (www.fm.dk). Endelige tilbud, der ikke indeholder disse erklæringer, kan ikke forventes taget i betragtning. Undervisningsministeriet stiller ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte opgaver, jf. bekendtgørelse nr. 1109 af 17. december 2001 om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. 7.2 Frist for afgivelse af foreløbigt tilbud Sidste frist for modtagelse af foreløbigt tilbud er mandag, den 15. august 2005, kl. 12.00.Foreløbige tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragt-ning, og tilbudsgiveren vil ikke kunne deltage i det videre forløb. 7.3 Frist for afgivelse af endeligt tilbud m.v. Sidste frist for modtagelse af endeligt tilbud vil være angivet i opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Endelige tilbud, der modtages efter det i opfordringen angivne tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå det endelige tilbud i 4 måneder fra udløbet af fristen for afgivelse af endeligt tilbud. Tilbudsgiverens endelige tilbud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige til opgavens udførelse i henhold til kontrakten.
168. BEHANDLING AF TILBUD M.V. 8.1 Generelle vilkår Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få op-lysninger om konkurrenters tilbud. Undervisningsministeriet er ikke pligtig at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiveren. Undervisningsministeriet anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse ud-budsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgi-veren bundet af sit endelige tilbud indtil Undervisningsministeriet har indgået kon-trakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 7.3. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tjenesteydere (herunder et konsorti-um), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuld-mægtiget. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Undervisningsministeriet uvedkommende. 9. FORHANDLINGSFORBUD Det skal fremhæves, at Undervisningsministeriet ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne endelige tilbud. Udbudsdirektivets artikel 29, stk. 6, 2. afsnit foreskriver om behandlingen af endeli-ge tilbud: "På den ordregivende myndigheds anmodning kan disse tilbud afklares, præciseres og tilpasses. Imidlertid kan disse præciseringer, afklaringer og tilpasninger eller supplerende oplysninger ikke medføre, at der ændres ved grundlæggende elemen-ter i tilbuddet eller i indkaldelsen af tilbud, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling." Der gælder således ret snævre grænser for efterfølgende afklaring m.v. af endeligetilbud.
17Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger om det endelige tilbud, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres endelige til-bud er således, at kontrakt i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftel-ser mellem tilbudsgiveren og Undervisningsministeriet. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at de endelige tilbud er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præ-cise i enhver henseende. De vejledende afsnit i bilagene har netop også til formål at forsøge at forhindre, at tilbudsgiverne kommer til at glemme at medtage forhold eller beskrivelser i det en-delige tilbud. 10. FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærvæ-rende udbudsforretning. De beskrivende dokumenter skal behandles strengt fortro-ligt, og tilbudsgiveren er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Efter afslutning af udbudsforretningen er Undervisningsministeriet berettiget til at kræve de beskrivende dokumenter returneret, og tilbudsgiveren er i så fald forplig-tet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf. 11. OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer m.v. for de rele-vante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skat-ter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark.1) Told- og Skattestyrelsen Østbanegade 123 2100 København Ø Telefon: 72 37 90 00 Telefax: 72 37 90 01
1912. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Alle frister i tidsplanen er frem til og med dialogmøderne med tilbudsgiverne ende-lige. Øvrige frister, herunder fristen for afgivelse af endeligt tilbud, er foreløbige og vil bl.a. kunne ændres som følge af behov for yderligere dialogmøder, jf. herved Be-tingelsernes punkt 4.1. De endelige frister for udbudets tilbudsfase vil blive oplyst i opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Dato, Klokkeslæt/Periode Aktivitet Den 28. juni 2005 - den 8. sep-tember 2005 Dialogfasen Den 1. juli 2005, kl. 10.00 –12.00 Orienteringsmøde, jf. punkt 6.1. Den 5. august 2005 Spørgsmål, jf. punkt 6.2, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret inden udløbet af fristen for afgivelse af foreløbigt tilbud. Spørgsmål der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret inden fristen for afgivelse af foreløbigt tilbud, medmindre spørgsmålets karak-ter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at med-dele svaret senest 6 dage inden udløbet af den-ne frist. Mandag, den 15. august 2005, kl. 12.00 Frist for aflevering af foreløbigt tilbud. Den 5. september 2005, kl. 13.00-16.30 Dialogmøde med COWI A/S Den 6. september 2005, kl. 13.00-16.30 Dialogmøde med konsortiet bestående af Danmarks Pædagogiske Universitet, CVU København og Nordsjælland, CVU Nordjyl-land, amterne og kommunernes forskningsinstitut, Socialforskningsinstitut-tet, Kommunernes Landsforening, Deloitte Statsautoriseret RevisionsselskabDen 7. september 2005, kl. Dialogmøde med J.H. Schultz Information A/S
2013.00-16.30 Den 8. september - den 13. ok-tober 2005 (foreløbige datoer) Tilbudsfasen Den 10. september 2005 Spørgsmål, jf. punkt 6.2, der er modtaget senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret inden udløbet af fristen for afgivelse af endeligt tilbud. Spørgsmål der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret inden fristen for afgivelse af endeligt tilbud, medmindre spørgsmålets karak-ter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at med-dele svaret senest 6 dage inden udløbet af den-ne frist. Den 20. september 2005 Forventet frist for aflevering af endeligt tilbud. Den 4. oktober 2005 Forventet ordretildeling. Den 13. oktober 2005 Forventet kontraktindgåelse.
