Connecting Business & Technology Bilag 7 - Projekt- og samarbejdsorganisa- tion 28. juni 2005 Undervisningsministeriets udbud - Fremme af eva- lueringskulturen i folkeskolen

© Devoteam Fischer & Lorenz A/S 2005 Dette dokument er udarbejdet for Undervisningsministeriet af Devoteam Fischer & Lorenz A/S. Undervisningsministeriet har ret til at kopiere og distribuere dette dokument. Enhver anden kopiering og distribution må kun finde sted efter aftale parterne imellem. Enhver kopi skal være forsynet med rapportens titel, dato og denne notits.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 1 / 1 2 Indholdsfortegnelse 1. Bilagets indhold    ............................................................ 2 2. Undervisningsministeriets organisering..................................................... 3 3. Tjenesteyders organisering   ................................ ..........5 3.1. Krav til bemanding    ................................ ......................... 5 4. Krav til proces .............................................................. 7 4.1. Krav til rapportering    ................................ ....................... 7 4.1.1. Statusrapportering ...................................................................................................... 7 4.1.2. Driftsrapportering....................................................................................................... 8 5. Kvalitetsstyring   ........................................................... 10 5.1. Ekstern kvalitetskontrol ................................ ............... 10 5.2. Inspektioner...................................... .. 11 6. Liste over kravopfyldelse   ................................ ...........12

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 2 / 1 2 1. Bilagets indhold Dette bilag skal udfyldes af Tjenesteyder i forbindelse med tilbudet. Et info - punkt er en vejledning om, hvordan Tjenesteyder skal udforme sit tilbud, infopunkter er angivet på følgende måde: Info. 0. Dette er et eksempel på et infopunkt Dette er et eksempel på en nærmere beskrivelse mht. udformning af tilbud. Undervisningsministeriet vil i etableringsfasen involvere sig i høj grad for således at sikre, at ydelserne etableres på en måde, som er i overensstemmelse med U  n- dervisningsministeriets forventninger og krav. I versioneringsfasen forventer Un- dervisningsministeriet derimod at kunne involvere sig mindst muligt, og dermed bliver det i høj grad Tjenesteyder, som med løbende rapporteringer holder Unde  r- visningsministeriet ajour.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 3 / 1 2 2. Undervisningsministeriets organisering Undervisningsministeriet påtænker at etablere en traditionel styregruppe og pr   o- jektgruppe. Formand for styregruppen er kontorchef Peter Grønnegaard, Udda n- nelsesstyrelsen, kontor for folkeskolen. Undervisningsministeriet har grundet nødvendigheden af forskelligartede komp e- tencer nedsat en projektledelse med følgende deltagelse: - Pædagogisk/didaktisk proje  ktleder Steen Harbild - Leveranceansvarlig og testfaglig projektleder Jakob Wandall - Testfaglig konsulent og koordinator for fagkonsulenter Kim Foss Hansen Nedenstående tabel beskriver nogle af de kompetencer, som Undervisningsmin i- steriet pt. har reserveret til projektet, og som Undervisningsministeriet forventer vil indgå i arbejdsmøder af forskellig karakter. Tjenesteyder skal i bilag 8 beskr  i- ve i hvilket omfang de afsatte ressourcer forventes at bidrage i projektet. Undervisningsministeriet forestiller sig, at primær kilder kan deltage aktivt i pr  o- jektet i et vist omfang, og at sekundær kilder kan indgå i Undervisningsminister   i- ets afprøvninger, kvalitetssikring mm. Personer angivet øverst i hvert felt under primærkilde i tabellen er den pe   rson, om Undervisningsministeriet forventer vil blive koordinator for området. Tabel 1 - Oversigt over foreløbigt afsatte kompetencer i Undervisningsministeriet Ydelsesområde Primær kilde Sekundær kilde 1. En generel, skriftlig vejledning Steen Harbild Kim Foss Hansen Jakob Wandall Karsten Enggaard Anne-Marie Schæffer 2. Fagspecifikke inspi- rationsmaterialer rettet mod de obliga- toriske fag og emner og tilbudsfag (+fransk) Steen Harbild Kim Foss Hansen Jakob Wandall Beata Engels Andersson Lis Pøhle r (læ sning) Poul Erik Pagaard (læsning) Birgitte Therkildsen (dansk) Anne-Marie Schæffer (engelsk, moder smål) Asger Hermansen (kristendomskundskab, historie, samfundsfag) Karsten Enggaard (matematik) Nina E. Nielsen (idræt, fær  dsel, sundhed) Finn Holst Christensen (billedkunst, musik) Jan Liin Jessen ( håndarbejde, sløjd, hjemkun dskab) Henrik Nørregaard (biologi, geografi, n atur/teknik) Palle Hansen (fysik/kemi) Bettina Brandt-Nilsson (tysk, fransk) Lise Vogt (dansk2) Hanne Meldal (UEA) 3. To sprogscreenin- ger, tosprogede små- børn og optage lse og skoleskift Beata Engels Andersson (da2) Mikala Jørgensen

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 4 / 1 2 4. It-baserede test, læsning, matematik, engelsk, naturfagene, dansk som andet sprog Jakob Wandall Kim Foss Hansen Steen Harbild (dansk, en- gelsk) Karsten Enggard (mat. og naturfag) Lis Pøhler (læ  sning) Poul Erik Pagaard (læsning) Beata Engels Andersson (da2) UNI-C (Per Møgelhøj) Birgitte Therkildsen (dansk/læsning) Anne-Marie Schæffer (e ngelsk) Palle Hansen (naturfag, fysik/kemi) Henrik Nørregaard (naturfag, b iologi, geografi) Lise Vogt (da2) 5. En bredt anlagt offentlig kampagne Jakob Wandall Steen Harbild Kim Foss Hansen Helle Beknes 6. Evalueringsportal Jakob Wandall Steen Harbild UNI-C Eksterne konsulenter Derudover vil der blive nedsat en referencegruppe, som vil bestå af repræsenta   n- ter fra skoleverdenen og et ekspertpanel (danske sagkyndige og eksperter på o m- rådet). Ekspertpanelet vil samtidigt bidrage til Unde rvisningsministeriets interne kvalitetssikring. Undervisningsministeriet kan vælge at lade   et konsulentfirma bistå sig og dermed indgå i Undervisningsministeriets projektorganisation. Ifølge regeringsgrundlaget skal der etableres en ny styrelse, hvis opgave bliver at varetage evalueringsinitiativer i grundskolen. Det må påregnes, at kontrakten overleveres til denne styrelse.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 5 / 1 2 3. Tjenesteyders organisering Info. 1. Beskrivelse af Tjenesteyders organisering af etableringsfasen Tjenesteyder skal detaljeret beskrive den planlagte organisering til etablering af de samlede ydelser. Beskrivelsen skal indeholde et diagram for organisationsplan. Forslaget skal vise projektledelse, projektteam og kvalitetsstyringsorganisation samt antal medarbej- dere. Forslaget skal præcisere ansvarsområder samt kommunikationsveje. Tjen   e- steyders nøglepersoner skal a ngives i planen med CV’er. Krav 1. Tæt samarbejde i etableringsfasen Tjenesteyder skal lade Undervisningsministeriet indgå i et tæt samarbejde i eta   b- leringsfasen. Info. 2. Beskrivelse af Tjenesteyders organisering af versioneringsfasen Tjenesteyder skal detaljeret beskrive den planlagte organisation til organisering af versionering af de samlede ydelser. Beskrivelsen skal indeholde et diagram for organisationsplan. Forslaget skal vise projektledelse, projektteam og kvalitetsstyringsorganisation samt antal medarbej- dere. Forslaget skal præcise  re ansvarsområder samt kommunikationsveje. Tjen e- steyders nøglepersoner skal a ngives i planen med CV’er. Info. 3. Beskrivelse af Tjenesteyders driftsorganisation Tjenesteyder skal detaljeret beskrive den planlagte organisation til driften af pro- jektet med alle dets forskelligartede ydelser. Beskrivelsen skal indeholde et diagram for organisationsplan. Forslaget skal vise projektledelse, projektteam og kvalitetsstyringsorganisation samt antal medarbej- dere. Forslaget skal præcisere ansvarsområder samt kommunikationsve   je. Tjene- steyders nøglepersoner skal a ngives i planen med CV’er. 3.1.    Krav til bemanding Krav 2. Tjenesteyders udskiftning af nøglepersoner Tjenesteyder kan ikke udskifte nøglepersoner, medmindre dette er begrundet i personlige forhold eller andre omstændigheder uden   for Tjenesteyders kontrol. Tjenesteyders ændring i udviklings  - eller driftsbemanding skal godkendes af Un- dervisningsministeriet. Udskiftning af andre medarbejdere kan ske ved forudgå- ende skriftlig meddelelse til Undervisningsministeriet, såfremt dette er r imeligt begrundet. Udskiftning af nøglemedarbejdere kræver Undervisningsministeriets accept.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 6 / 1 2 Krav 3. Sikre tilstrækkeligt og kvalificeret personale Tjenesteyder skal til stadighed sikre, at et tilstrækkeligt og kvalificeret personale er tilknyttet serviceydelsen i alle dens forhold, og at der er kontinuitet i vidensop- bygning og leverancer. Navnlig må Tjenesteyder ikke reducere antallet af meda r- bejdere, hvis dette bringer en rettidig færdiggørelse af leverancer i fare, eller hvis dette truer driften. Såfremt der in dtræder forsinkelse eller risiko for forsinkelse, som ikke er begrundet i Undervisningsministeriets forhold, er Tjenesteyder for- pligtet til i nø dvendigt omfang at allokere yderligere medarbejderressourcer. Krav 4. Undervisningsministeriets udskiftning af Tjenesteyders medarbejdere Undervisningsministeriet kan forlange medarbejdere i Tjenesteyders organisation udskiftet, såfremt Undervisningsministeriet har væsentlige og saglige indvendi   n- ger mod den/de pågældende, herunder eksempelvis manglende faglig kompete   n- ce.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 7 / 1 2 4. Krav til proces Krav 5. Tjenesteyders initiativpligt Tjenesteyder har, med mindre andet aftales, initiativpligten til alle aktiviteter i he- le kontraktens levetid, herunder indkaldelse til møder med de aftalte intervaller. Igangsættelse af nye aktiviteter er afhæ ngige af Undervisningsministeriets god- kendelse. Krav 6. Initiativpligt ved problemer, der truer Tjenesteyders ydelser Tjenesteyder har pligt til at orientere Undervisningsministeriet, hvis et problem truer enkelte eller alle ydelser. Krav 7. Regelmæssige styregruppemøde   r Der skal afholdes regelmæssige møder i styregruppen med henblik på at drøfte det løbende samarbejde og leverancen i forhold til aftalte tidsplaner. Begge parter kan til enhver tid indkalde til møde i styregruppen med et skriftligt varsel på fem (5) arbe jdsdage med angivelse af dagsorden, medmindre parterne er enige om at frafalde et sådant varsel. Møderne kan afholdes uden fysisk sammentræde, fx i form af telefon   - eller video- konference eller på lignende måde, hvis parterne er en  ige herom. 4.1.    Krav til rapportering Krav 8. Mødereferater Undervisningsministeriet kan vælge at påtage sig referentrollen eller anmode Tj   e- nesteyder om at udarbejde referatet. Det påhviler referenten, at distribuere mød  e- referat til mødedeltagerne hurtigst muligt efter mødets afholde  lse. Referatet skal anses for godkendt, medmindre referenten senest fem (5) arbejdsdage efter udsen- delsen har modtaget skriftlig indsigelse. 4.1.1. Statusrapportering Krav 9. Rapportering til Undervisningsministeriet (månedsstatus) Tjenesteyder skal udarbejde og afgive en rapport til Undervisningsministeriet mindst en gang om måneden. Afgivelse af rapporten skal ske i forbindelse med månedsskifte og være Undervisningsministeriet i hænde senest tre (3) dage efter månedsskifte. Rapporten skal redegøre for status for leverancen, he  runder for del- leverancer og versioner, kvalitetssikringsaktiviteter, økonomi, pågående aktivit   e- ter, udeståender og aftalte ændringer, samt eventuelle problemer eller forslag til forbedringer.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 8 / 1 2 Krav 10. Risikodokument til risikostyring Tjenesteyder skal ved projektets start i samarbejde med Undervisningsministeriet udarbejde et risikodokument for projektet. Dokumentet skal som minimum inde- holde følgende: - Dato for dokumentets seneste opdatering - Beskrivelse af risici - Vurdering af konsekvens ved, at risiko opstår (stor,  mellem, lille) - Vurdering af sandsynlighed for, at risiko opstår (høj, mellem, lav) - Forslag til imødegåelse af risici - Ansvarlig person for gennemførelse af forslag til imødegåelse - Status for imø Dokumentet skal vedlægges alle   afrapporteringer til henholdsvis projekt- og sty- regruppe som et bilag. Tjenesteyder skal i den forbindelse sikre, at dokumentet er ajourført. Krav 11. Statusrapport på opgavebanken Tjenesteyder skal udarbejde og afgive en kvartalsrapport til Undervisningsmini- steriet mhp. Undervisningsministeriet kontrol af opgavebankens udvikling – e- cifikt mht. datamængdens ford  eling i forhold til forskellige områder, fx: Fag Klassetrin Skalaer Trinmål Sværhedstal Det nærmere indhold aftales ved projektstart mellem Tjenesteyder o  g Undervis- ningsministeriet. 4.1.2. Driftsrapportering Krav 12. Driftsrapportering til Undervisningsministeriet Tjenesteyder skal udarbejde skriftlige elektroniske rapporter om drift af portal og testsystem. Rapporterne skal som minimum dække nedenstående dokumentat   i- onsområder: - Driftsrapporter med summarisk beskrivelse af driftsstatus. - Driftsmålinger med angivelse af tilgængelighed, svartider, belastning og øvr i- ge målinger. - Fejllog over samtlige indrapporterede og ikke færdigt rettede fejl. Log med rettede fejl skal kunne rekvireres.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 9 / 1 2 - De to første områder er løbende dokumentation af drift og anvendes til vurd   e- ring af belastningen, samt som dokumentation for Tjenesteyders driftsgaranti- er. - Det sidste område er dokumentation for registrering af eventuelle fejl/fejlretninger. - Se også bilag 12 om servicemål.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 1 0 / 1 2 5. Kvalitetsstyring Krav 13. Kvalitetsansvarlig Tjenesteyder skal udpege en eller flere medarbejdere, der er ansvarlig for at op- retholde den krævede kvalitet. Info. 4. Kvalitetssikringssystem Tjenesteyder bedes redegøre for det eller de kvalitet ssikringssystem(er), der vil blive taget i brug for hver enkelt ydelsesområde. Tjenesteyder skal desuden specificere, hvilket kvalitetssystem som vil blive brugt i forbindelse med lanceringer og versions-leverancer. Her tænkes bl.a. på, hvorl   e- des der kan gennemføres test og aflevering af individuelle software komponenter, så ledes at det sikres, at fejlrettelser ikke medfører at endnu flere fejl opstår. Info. 5. Plan for kvalitetsstyring og kvalitetskontrol i etableringsforløbet Tjenesteyder skal i tilbudet vedlægg  e en plan for kvalitetsstyring og kvalitetskon- trol. Af planen skal hovedaktiviteterne i form af milepæle, evalueringer, komme  n- teringer mv. fremgå. For hver nøgleaktivitet bør fremgå, hvem der er ansvarlig for aktiviteten. Ligeledes skal der vedlægges en fo  reløbig liste over de kvalitetssi k- rings-procedurer og -tests, der vil indgå i forbindelse aflevering af ydelserne. Pl a- nen skal kunne sammenholdes med tidsplanen i kontraktens bilag 1. Info. 6. Beskrivelse af projektstyringsmodel Tjenesteyder skal specificere den anvendte projektstyringsmodel i detaljer. Det skal specielt angives, hvordan Undervisningsministeriets repræsentanter får m   u- lighed for at deltage i og påvirke kravfortolkning, designbeslutninger og tilpa s- ninger i systemet. 5.1.    Ekstern kvalitetskontrol Krav 14. Iværksæt telse af kontrol og kvalitetsmåling af ydelserne Undervisningsministeriet forbeholder sig retten til at prøve opfyldelsen af krav gennem at iværksætte en kontrol og kvalitetsmåling af ydelserne, jf. bilag 13. Tj e- nesteyder skal medvirke ved gennemførelse af  sådanne målinger og ved den efte  r- følgende vurdering af resultatet. Tjenesteyder skal derudover. give unders ø gere adgang til at gennemgå organiseringen af data (opgavetyper, items, kvalit eten af metadata, materialer, osv.).

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 1 1 / 1 2 Krav 15. Medvirken ved ekstern kvalitetskontrol Tjenesteyder skal medvirke i fornødent omfang ved Undervisningsministeriets gennemførelse af målinger af kvaliteten. 5.2.    Inspektioner Krav 16. Løbende inspicering Tjenesteyder skal forpligte sig til at acceptere en løbende inspektion af materi aler, data (opgaver, items) og andet relevant dokumentations-, kravs- og designmateria- le i hele systemet i kontraktens levetid. Denne inspektion skal kunne foretages af tredje part på Undervisningsministeriets vegne. Tjenesteyder skal i den forbindelse stille sagkyndig ekspertise til rådighed for drøftelse af spørgsmål og komme   ntarer. I forbindelse med kvalitativ gennemgang af it-baserede test er Undervisningsmi- nisteriet berettiget til at lade sig bistå eller repræsentere af tredjemand. Undervi   s- ningsministeriet afholder samtlige omkostninger til tredjemand.

B i l a g   7   -   P r o j e k t -   o g   s a m a r b e j d s o r g a n i s a t i o n $ A S Q 2 3 7 1 9 9 . D O C 1 2 / 1 2 6. Liste over kravopfyldelse Der henvises til bilag 3 for en konkret vejledning i, hvordan listen skal udfyldes. Info. 1 5 Beskrivelse af Tjenesteyders organisering af etableringsfasen Krav 1 5 Tæt samarbejde i etableringsf asen Info. 2 5 Beskrivelse af Tjenesteyders organisering af versioneringsfasen Info. 3 5 Beskrivelse af Tjenesteyders driftsorganisation Krav 2 5 Tjenesteyders udskiftning af nøglepersoner Krav 3 6 Sikre tilstrækkeligt og kvalificeret personale Krav 4 6 Undervisningsministeriets udskiftning af Tjenesteyders medarbejdere Krav 5 7 Tjenesteyders initiativpligt Krav 6 7 Initiativpligt ved problemer, der truer Tjenesteyders ydelser Krav 7 7 Regelmæssige styregrupp emøder Krav 8 7 Mødereferater Krav 9 7 Rapportering til Undervisningsministeriet (månedsstatus) Krav 10 8 Risikodokument til risikostyring Krav 11 8 Statusrapport på opgavebanken Krav 12 8 Driftsrapportering til Undervisningsministeriet Krav 13 9 Kvalitetsansvarlig Info. 4 9 Kvalitetssikringssystem Info. 5 9 Plan for kvalitetsstyring og kvalitetskontrol i etableringsforløbet Info. 6 9 Beskrivelse af projektstyringsmodel Krav 14 9 Iværksættelse af kontrol og kvalitetsmåling af ydelserne Krav 15 10 Medvirken ved ekstern kvalitetskontrol Krav 16 10 Løbende inspicering