|
|
Arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser har været genstand for en lovovervågning gennemført i første halvdel af 2006. Et udkast til lovovervågningen blev sendt i høring hos relevante parter. Konklusionen var, at tilgængelighedsområdet overordnet fungerede tilfredsstillende, men at der på enkelte områder kunne laves ændringer, som ville fremme tilgængeligheden yderligere. På den baggrund har Kulturministeriet udformet et egentlig forslag til ændring af arkivloven, som har været sendt i høring hos stort set samme kreds, som ved lovovervågningen.
Høringslisten og de indkomne svar fremgår af bilag 1.
Følgende parter har i deres høringssvar ikke haft bemærkninger til det fremsendte lovforslag:
Økonomi- og Erhvervsministeriet, Skatteministeriet, Syddansk Universitet, Finansministeriet, Integrationsministeriet, Rigsrevisionen, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Fødevareministeriet, Forbrugerstyrelsen, Danmarks Statistik, Advokatrådet, Beskæftigelsesministeriet og Familiestyrelsen.
Københavns Universitet skriver, at de som institution ikke har bemærkninger til forslag til lov om ændring af arkivlov. Dog har universitet vedlagt forskellige kommentarer â€af mere faglig karakterâ€, som er fremkommet i universitetets interne høring. NÃ¥r der i det følgende refereres til Københavns Universitet, er der altsÃ¥ tale om bemærkninger, som er kommet i den interne høring og ikke udtryk for institutionens generelle holdning.
Generelle kommentarer
Udenrigsministeriet udtrykker, at ministeriet finder, at den eksisterende arkivlov danner et godt grundlag for at opnå størst mulig åbenhed, og at de foreslåede ændringer afspejler den vurdering, som Tilgængelighedsudvalget gav udtryk for i forbindelse med lovovervågningen.
Københavns Universitet fastslår, at det fremsendte lovforslag er en velkommen og tiltrængt liberalisering og forenkling af nogle af tilgængelighedsreglerne.
Specifikke kommentarer
§ 22 - konsekvensrettelser
Ingen bemærkninger.
Forslag om ophævelse af §§ 24-26
Domstolsstyrelsen vurderer, at ophævelsen af § 24, sager inden for strafferetsplejen, ikke vil få den store betydning i praksis mht. domstolenes udlevering af dokumenter i strafferetssager, da disse sager som oftest vil indeholde personoplysninger og dermed fortsat være omfattet af lovens § 23, stk. 1.
Datatilsynet bemærker med hensyn til ophævelsen af § 26, at personoplysninger, der indgår i en behandling udelukkende i statistisk øjemed, inden for persondatalovens anvendelsesområde nyder en særlig beskyttelse. Det betyder, at disse oplysninger ikke kan gøres frit tilgængelige, men alene vil kunne anvendes inden for rammerne af bestemmelserne i historisk, statistisk eller videnskabeligt øjemed.
Justitsministeriet tilkendegiver, at de kan acceptere en nedsættelse af fristen i § 24 fra 75 til 50 år, men ikke en afskaffelse af hele bestemmelsen, idet politi såvel som anklagemyndighed har betænkeligheder ved dette. Endvidere mener Justitsministeriet efter samråd med Kammeradvokaten, at den gældende frist på 50 år i § 25 bør opretholdes, da de vurderer, at det meget let kan have skadevirkninger at skulle udlevere responsa til brug for retssager mv. allerede efter 20 år. I et senere notat har Justitsministeriet yderligere begrundet deres betænkeligheder og henviser til, at det vedrører væsentlige hensyn til beskyttelse af fortrolige oplysninger af efterforskningsmæssig karakter samt hensynet til, at der kan foregå en fri rådgivning fra Kammeradvokaten til de offentlige myndigheder.
Kulturministeriet er for så vidt enig i Domstolsstyrelsens vurdering, men anerkender samtidig de væsentlige beskyttelseshensyn, som Justitsministeriet påpeger. Efter nærmere drøftelse med Justitsministeriet har det givet Kulturministeriet anledning til at ændre i lovforslaget således, at fristen i § 24 nedsættes så sager inden for strafferetsplejen er tilgængelige efter 20 år, medmindre den afleverende myndighed efter høring om samtykke beslutter af afslå en anmodning om adgang indtil arkivenhederne er 50 år gamle. Dernæst opretholdes bestemmelsen i § 25.
Datatilsynets påpeger som nævnt, at oplysninger, der er indsamlet og behandlet efter persondatalovens bestemmelser om oplysninger, der udelukkende skal behandles i statistisk øjemed, også efter aflevering til Statens Arkiver og udløb af tilgængelighedsfristen vil være omfattet af persondatalovens bestemmelser. Kulturministeriet finder ikke, at dette forhold i princippet skulle hindre en nedsættelse af tilgængelighedsfristen for statistisk grundmateriale som sådan, så længe oplysninger, der kan henføres til fysiske personer beskyttes gennem en særlig, længere frist efter arkivlovens § 23, stk. 1.
§ 27 - konsekvensrettelser
Københavns Universitet har ikke bemærkninger til konsekvensrettelserne, men fremfører, at de finder, at reglerne for hvornår myndigheder kan foreslå længere frister på max. 60 år bør strammes op, således at argumentationen for nødvendigheden heraf i højere grad bør påhvile den enkelte myndighed og/eller Statens Arkiver.
Kulturministeriet finder, at bestemmelserne i § 27, hvorefter der gives muligheder for at fastsætte en længere tilgængelighedsfrist, fungerer tilfredsstillende, idet de kun anvendes i særlige sager. Kulturministeriet finder derfor ikke anledning til at ændre i bestemmelserne i § 27.
§ 28 – nyt stykke
Tilgængelighedsudvalget finder, at begrænsningen i adgangen, jf. nyt stykke, kun bør ske nÃ¥r der foreligger â€ganske særlige omstændighederâ€, hvor formuleringen i lovforslaget er â€særlige omstændighederâ€. Københavns Universitet er enig i, at bestemmelsen kan opfattes for bredt.
Kulturministeriet finder ikke, at det i praksis vil være stor forskel på de to formuleringer, men da hensigten er, at det kun bør være rent undtagelsesvis at sådanne fristforlængelser gives, vil ministeriet ændre formuleringen til den af Tilgængelighedsudvalget forslåede, samt præcisere lovforslagets særlige bemærkninger til § 28.
§ 29 - konsekvensrettelser
Ingen bemærkninger.
§ 33 – regler for samtykke
Ingen bemærkninger.
§ 53 – hemmeligt fødende
Københavns Universitet bemærker i sit høringssvar vedr. forslaget om ophævelse af evig beskyttelse af de hemmeligt fødende, at der må udtrykkes generel betænkelighed ved at ophæve beskyttelsesregler, der på udstedelsestidspunktet med rimelig grund opfattedes at burde opretholdes for evigt. Kulturministeriet finder, at den beskyttelse af privatlivets fred hos enkeltpersoner gennem den frist på 75 år, der er fastsat i lovens § 23, stk. 1, må anses for tilstrækkelig også i forhold til de i sin tid hemmeligt fødende kvinder. Kulturministeriet kan ikke tiltræde Københavns Universitets principielle synspunkt, at beskyttelsesregler, der på udstedelsestidspunktet forekom rimelige, opretholdes efter det tidspunkt, hvor de for en almindelig betragtning må forekomme urimelige.
Bemærkninger til paragraffer, som ikke er foreslået ændret
§ 13 - afleveringsfrist
Udenrigsministeriet, Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Tilgængelighedsudvalget og Københavns Universitet gentager, som i forbindelse med lovÂovervÃ¥gningen, at de finder, at afleveringsfristen pÃ¥ 30 Ã¥r bør bringes i overensstemmelse med tilgængelighedsfristen pÃ¥ 20 Ã¥r. Tilgængelighedsudvalget begrunder dette med, at det vil give en mere nem og overskuelig adgang til arkivalierne for offentligheden. Københavns Universitet fremfører, at der ved en forskel i afleveringsfrist og tilgængelighedsfrist kan opstÃ¥ afleveringsefterslæb, som kan virke hæmmende for forskernes adgang til arkivalier.
Forsvarsministeriet er ikke enig i Tilgængelighedsudvalgets betragtning, hvilket også blev anført under lovovervågningen. Forsvarsministeriet henleder opmærksomheden på, at arkivalierne skal afleveres inden de er 30 år gamle, hvilket i praksis betyder fra 0-10 år efter den generelle tilgængelighedsfrist (20 år) alt efter Statens Arkivers afleveringsplan. Forsvarsministeriet er meget opmærksom på at skabe tilgængelighed efter 20 år, og screener/vurderer som hovedregel deres arkivalier med henblik på aflevering. Derfor finder ministeriet ikke, at der lægges væsentlige hindringer i vejen for offentlighedens adgang til arkivalierne efter 20 år, selvom de endnu ikke skulle være afleveret til Statens Arkiver. Dernæst finder Forsvarsministeriet, at en nedsættelse af afleveringsfristen til 20 år af ressourcemæssige årsager ikke vil være hensigtsmæssig.
Kulturministeriet finder ikke, at en ændring af afleveringsfristen har nogen betydning i relation til tilgængeligheden, idet arkivalier er tilgængelige efter 20 år, uanset hvor arkivalierne måtte befinde sig. Endvidere er det i praksis ganske få sager, som er over 20 år og ikke er afleveret til Statens Arkiver, som der søges om adgang til. I praksis tilstræber Statens Arkiver allerede en overensstemmelse mellem afleverings- og tilgængelighedsfristen så vidt muligt, jf. cirkulære nr. 8 af 19. januar 2006 om bevaring og kassation samt aflevering af statslige myndigheders arkivalier i årende 2006-2010. Det betyder således, at der i perioden 2006-2010 rejses afleveringssager over for myndigheder, som har papirarkivalier fra før 1990 i deres varetægt. For så vidt angår statslige myndigheders it-arkivalier, afleveres de i form af arkiveringsversioner fra myndighedernes it-systemer, som hovedregel når systemet har været i brug i ca. 5 år. Denne korte afleveringsfrist skyldes først og fremmest bevaringstekniske og – økonomiske hensyn, men knytter sig derudover til hensynet om at undgå unødig dataophobning hos myndighederne.
Desuden vil en nedsættelse af afleveringsfristen have ressourcemæssige omkostninger for myndighederne, hvilket også blev fremført af andre myndigheder i forbindelse med lovovervågningen. Ministeriet finder derfor ikke anledning til at ændre afleveringsfristen for de statslige arkivalier.
Med hensyn til afleveringsefterslæb til Statens Arkiver kan et sådant opstå uanset om afleveringsfristen er 20 eller 30 år. Dette handler mere om ressourcemæssige problemstillinger hos den afleverende myndighed og/eller Statens Arkiver.
§ 23 – personfølsomme oplysninger
Københavns Universitet finder, at fristen for oplysninger om enkeltpersoner, som i dag er 75 år, bør ændres til alene at omfatte enkeltoplysninger om enkeltpersoner, som så kan forhåndsscreenes inden tilgængeliggørelse. Samtidig fremfører universitetet, at det med ophævelsen af §§ 24-26 bør sikres at fysiske personers beskyttelse ikke forringes.
Kulturministeriet finder, at der i de foreslåede ændringer er taget højde for ovenstående, idet fristen for så vidt angår personfølsomme oplysninger netop bibeholdes på 75 år for at sikre høj beskyttelse. Samtidig vil der fortsat være mulighed for at søge om dispensation til adgang til disse arkivalier.
Datatilsynet fremfører, at der som konsekvens af ophævelsen af de særlige frister, vil være muligt at fastsætte en kortere tilgængelighedsfrist, jf. § 23, stk. 2 og påpeger, at dette kun kan ske efter lov om behandling af personoplysninger og efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. Datatilsynet bemærker i øvrigt i forlængelse af dette, at det må give anledning til principielle overvejelser i forbindelse med ophævelsen af § 24.
Kulturministeriet skal hertil bemærke, at bestemmelserne i § 23, stk. 2 ikke foreslås ændret i forhold til de nugældende regler. Der er således også i dag muligt at fastsætte en kortere frist efter indhentet udtalelse for de ovennævnte myndigheder. En bestemmelse som i dag sjældent finder anvendelse. Det er med ophævelsen af § 24 ikke hensigten, at der samtidig skal åbnes op for hyppigere aftaler om kortere frister end 75 år til personfølsomme oplysninger. Tværtimod afspejler lovbemærkningerne, at der netop i sager vedr. strafferetspleje, brevveksling til brug for retssager og sager indeholdende statistiks grundmateriale ofte vil være tale om arkivalier med personlige oplysninger om enkeltpersoner, som derfor vil skal behandles efter § 23, hvor fristen fortsat er 75 år.
På den givne foranledning vil dette blive præciseret i lovbemærkningerne.
Andet
Københavns Universitet fremfører et par forslag, som også har været drøftet i forbindelse med arkivlovsændringen i 2002, men som ikke fandt bred opbakning. Det drejer sig om forslag om at oprette et uafhængigt ankenævn samt et screeningsnævn.
Kulturministeriet skal bemærke, at dette forslag - af et mindretal - ogsÃ¥ blev bragt op i forbindelse med lovovervÃ¥gningen. I forbindelse med høringen af lovforslaget er der dog ikke andre, som har gentaget disse forslag. Kulturministeriet finder derfor ikke grundlag for at gÃ¥ videre med forslagene.Â
Københavns Universitet finder desuden lovforslagets forudsætninger om udgiftsneutralitet urealistiske, blandt andet fordi der vil være øgede udgifter til blandt andet screening.
Kulturministeriet har ikke fremført, at forslaget vil være udgiftsneutralt. Ministeriet har fremhævet, at de foreslåede ændringer fortrinsvis vil afstedkomme en forenkling i forvaltningen med hensyn til behandling og afgørelse af ansøgninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Det kan ikke udelukkes, at kortere frister for enkelte ministerier - primært de ministerier, som har sager, der i dag er omfattet af §§ 24-26 – vil betyde ekstra ressourcer til screening. Dette mener Kulturministeriet dog modsvares af den administrative lettelse, der vil være for de samme ministerier i forbindelse med dispensationsansøgninger, idet de pågældende myndigheder i færre sager vil skulle afgive høringssvar til Statens Arkiver forud for en afgørelse. Derudover vil der for Statens Arkiver være et større ressourceforbrug, idet de i langt højere grad selv skal behandle og afgøre størstedelen af dispensationsansøgningerne. Men dette forudsætter Kulturministeriet, at Statens Arkiver kan håndtere inden for deres almindelige driftsbevilling.