EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Beskæftigelsesudvalget 2011-12, Færøudvalget 2011-12, Grønlandsudvalget 2011-12, Kulturudvalget 2011-12, Kommunaludvalget 2011-12, Retsudvalget 2011-12, By- og Boligudvalget 2011-12, Skatteudvalget 2011-12, Sundheds- og Forebyggelsesudvalget 2011-12, Klima-, Energi- og Bygningsudvalget 2011-12, Udvalget for Udlændinge- og Integrationspolitik 2011-12, Erhvervs-, Vækst- og Eksportudvalget 2011-12, Udvalget for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri 2011-12, Forsvarsudvalget 2011-12, Miljøudvalget 2011-12, Socialudvalget 2011-12, Transportudvalget 2011-12, Børne- og Undervisningsudvalget 2011-12, Finansudvalget 2011-12, Udvalget for Landdistrikter og Øer 2011-12, Udvalget for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser 2011-12, Kirkeudvalget 2011-12, Ligestillingsudvalget 2011-12, Udenrigsudvalget 2011-12, Europaudvalget 2011-12
BEU Alm.del Bilag 162, FÆU Alm.del Bilag 29, GRU Alm.del Bilag 43, KUU Alm.del Bilag 151, KOU Alm.del Bilag 95, REU Alm.del Bilag 330, BYB Alm.del Bilag 65, SAU Alm.del Bilag 193, SUU Alm.del Bilag 263, KEB Alm.del Bilag 231, UUI Alm.del Bilag 102, ERU Alm.del Bilag 224, FLF Alm.del Bilag 231, FOU Alm.del Bilag 88, MIU Alm.del Bilag 289, SOU Alm.del Bilag 252, TRU Alm.del Bilag 287, BUU Alm.del Bilag 168, FIU Alm.del Bilag 148, ULØ Alm.del Bilag 139, FIV Alm.del Bilag 164, KIU Alm.del Bilag 58, LIU Alm.del Bilag 47, URU Alm.del Bilag 169, EUU Alm.del Bilag 357
Offentligt

Vejledning til formænd for

Folketingets stående udvalg

GUIDE TIL ARBEJDET

I FO L K E T I N G E T S

U DVA LG

2 011

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Vejledning til formænd for

Folketingets stående udvalg

Indhold

10.

11.

12.

13.

14.

Formål

Udgangspunkt

Udvalgsformandens rolle

Sekretariatsbistand til udvalg

Udvalgsmøder

Beslutningsprocedurer

Udvalgsbehandling af forslag

Samråd

Deputationer

Udtalelser om EU-sager

Udvalgsberetninger

Studierejser m.m.

Høringer

Besøg til udvalg

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

1. Formål

Præsidiet besluttede på et seminar den 11.-12. april 2011, at der

skulle udarbejdes en trykt vejledning, som kan udleveres til nye

udvalgsformænd. På den baggrund er udarbejdet denne vejledning,

som er godkendt af Folketingets formand.

Formålet med vejledningen er at give udvalgsformænd – herunder ikke

mindst nyvalgte udvalgsformænd – et godt grundlag for og et praktisk

redskab til at kunne udføre arbejdet som udvalgsformand. Vejled-

ningen kan samtidig medvirke til en vis ensartethed i udvalgenes

arbejdsform. Vejledningen giver imidlertid også råderum for, at de

enkelte udvalgsformænd kan sætte deres personlige præg på udvalgs-

arbejdet, og at de enkelte udvalg inden for visse rammer kan træffe

nærmere beslutning om udvalgets procedurer og arbejdsform.

2. Udgangspunkt

Vejledningen tager udgangspunkt i denne overordnede beskrivelse af

udvalgsformændenes arbejde:

Udvalgsformanden skal fremme udvalgsarbejdet mest muligt,

jf. Folketingets forretningsorden, § 8 a, stk. 1.

Udvalgsformanden har en væsentlig funktion i forhold til at

tilrettelægge og afvikle udvalgsarbejdet og udvalgsmøder,

herunder at give de enkelte udvalgsmedlemmer mulighed for

at udfolde det parlamentariske arbejde i udvalgene og imøde-

komme mindretals ønsker til udvalgsarbejdet med respekt for

et flertals beslutningsdygtighed.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Udvalgsformanden skal sikre, at udvalgsarbejdet foregår inden

for de gældende formelle rammer for udvalgsarbejdet.

Udvalgsmanden har en væsentlig rolle i forhold til udvalgets

udadvendte aktiviteter, hvor udvalget er Folketingets ansigt

udadtil. Det gælder f.eks. i forbindelse med rejser og besøg og

de dele af udvalgsmøderne, som offentligheden har adgang til,

eller som indebærer gæster til udvalget, f.eks. åbne samråd,

deputationer og høringer.

Vejledningen indeholder en beskrivelse af væsentlige regler, procedu-

rer og praksis for den del af udvalgsarbejdet, som især har betydning

for udvalgsformænd.

3. Udvalgsformandens rolle

Udvalgsformanden er overordnet ansvarlig for afviklingen af udvalgs-

arbejdet.

Udvalgsformandens opgaver består bl.a. i at være mødeleder og sørge

for, at udvalget træffer de formelle beslutninger, som er nødvendige

for at afvikle udvalgsarbejdet. Udvalgsformanden repræsenterer udval-

get udadtil i udvalgsrelaterede anliggender, herunder over for minister,

medier og offentlighed. Udvalgsformanden har en aktiv rolle i forhold

til udvalgets planlægning og drøftelse af prioriteringer og samlede

aktiviteter i løbet af folketingsåret, herunder høringer og studierejser.

Udvalgsformanden tager – bistået med råd og vejledning af udvalgs-

sekretæren – stilling til sager af principiel eller politisk karakter, som

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

opstår i forbindelse med udvalgsarbejdet.

I udvalgsformandens fravær fungerer næstformanden som formand.

Hvis næstformanden også er fraværende, fungerer det først valgte

medlem i udvalget (den førstnævnte i det største valgforbund) som

formand.

Udvalget kan nedsætte et fast underudvalg til at forberede udvalgs-

aktiviteter som f.eks. besøg, rejser, høringer, informationstiltag,

procedurer m.m. Et underudvalg kan medvirke til at sikre sammenhæng

og overblik over aktiviteterne i udvalget samt bred opbakning til de

initiativer og beslutninger, udvalget iværksætter. Udvalget kan også

nedsætte underudvalg til at følge en bestemt sag eller et bestemt

emne. Underudvalg nedsættes efter almindelig flertalsbeslutning i

udvalget, og udvalget bestemmer selv, hvor mange medlemmer der

skal være i underudvalget. Et underudvalg kan f.eks. bestå af ord-

førerne for folketingsgrupperne.

4. Sekretariatsbistand til udvalg

Alle udvalg har tilknyttet en udvalgssekretær og en udvalgsassistent,

som er ansat i Folketingets Administration.

Udvalgssekretærerne bistår udvalget, udvalgsformanden og de enkelte

udvalgsmedlemmer og varetager den løbende daglige drift af udvalgs-

arbejdet efter faste indarbejdede forretningsgange.

Udvalgsformanden aftaler hovedlinjerne i tilrettelæggelsen af udvalgs-

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

arbejdet med udvalgssekretæren, herunder hvilke sager udvalgsforman-

den ønsker forelagt, og hvilke sager der delegeres til udvalgssekretæren.

En stor del af udvalgsarbejdet foregår i skriftlig form uden drøftelse på

udvalgsmøder, og uden at udvalgsformanden normalt bliver involveret.

Det gælder f.eks. udvalgsspørgsmål til skriftlig besvarelse og modta-

gelse af skriftlige henvendelser.

Udvalgssekretæren har også til opgave at give individuel bistand og

rådgivning til de enkelte udvalgsmedlemmer (og andre folketingsmed-

lemmer) om det parlamentariske arbejde inden for udvalgets sags-

område. Denne bistand foregår typisk på det pågældende medlems

initiativ og i fortrolighed mellem medlemmet og udvalgssekretæren,

uden at udvalgsformanden bliver inddraget.

5. Udvalgsmøder

Udvalgsmøderne danner grundlaget for arbejdet i udvalgene, selv om

en stor del af udvalgsarbejdet foregår i skriftlig form.

De stående udvalg har et fast ugentligt mødetidspunkt, hvor der nor-

malt afholdes udvalgsmøde i Folketingets mødeperioder. Udvalgsse-

kretæren inddrager udvalgsformanden, hvis det viser sig nødvendigt at

fravige det faste mødetidspunkt, f.eks. ved hastende sager og i travle

perioder.

Udvalgssekretariatet udarbejder og udgiver dagsordener for udvalgs-

møderne. Dagsordenen indeholder de sager, som er klar til behandling

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

i udvalget, f.eks. afholdelse af samråd, modtagelse af deputationer

og behandling af lov- og beslutningsforslag. Første udgave af dags-

ordenen bliver som hovedregel udgivet senest fredag i ugen inden

udvalgsmødet. Udvalgssekretæren inddrager udvalgsformanden, inden

væsentlige eller principielle dagsordenspunkter bliver optaget på

dagsordenen. Det kan f.eks. være en sag, som et udvalgsmedlem

ønsker drøftet i udvalget, eller andre sager, som udvalgsformanden

ikke allerede er bekendt med.

Udvalgssekretæren orienterer forud for udvalgsmødet udvalgsforman-

den om sagerne på dagsordenen. Det sker typisk, ved at udvalgssekre-

tæren sender en kommenteret dagsorden til udvalgsformanden dagen

før udvalgsmødet. Den kommenterede dagsorden kan f.eks. indeholde

en kort beskrivelse af eventuelle problemstillinger vedrørende dagsor-

denspunkter, udkast til talepunkter samt forslag til udvalgskonklusio-

ner. Det kan også være nyttigt, at udvalgsformanden før udvalgsmødet

holder et kort møde med udvalgssekretæren, hvor de sammen gennem-

går dagsordenen.

Udvalgsformanden leder udvalgsmøderne, fordeler ordet og konkluderer.

Udvalgssekretæren sørger for, at der efter udvalgsmødet finder den

opfølgning sted, som er besluttet på udvalgsmødet, f.eks. at der stilles

opfølgende skriftlige spørgsmål til ministeren.

Udvalgsmøderne foregår som udgangspunkt for lukkede døre. Det vil

sige, at kun udvalgsmedlemmer, udvalgets sekretariat og – hvis der er

samråd – ministeren med eventuelle embedsmænd må være til stede.

Udvalget kan beslutte at holde åbne møder, hvor offentligheden,

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

herunder journalister, har adgang, eller lade dele af møder være åbne,

f.eks. samråd.

Forhandlingerne i lukkede udvalgsmøder er fortrolige, og det er ikke

tilladt at referere synspunkter, vurderinger og argumenter, som andre

udvalgsmedlemmer eller ministeren har fremført på udvalgets møde.

Et udvalgsmedlem kan dog referere, hvad medlemmet selv har sagt på

mødet. Det accepteres som udgangspunkt også, at et udvalgsmedlem

refererer udvalgets forhandlinger over for andre medlemmer af sin

folketingsgruppe.

Der bliver ikke skrevet referat af udvalgsmøder (undtagen i Europaud-

valget), men udvalgssekretæren fører protokol over udvalgets beslut-

ninger. Tv- eller lydoptagelse af åbne samråd bliver lagt ud på Folke-

tingets hjemmeside.

Udvalgssekretæren sender efter et udvalgsmøde et opfølgningsre-

sumé til udvalgets medlemmer til orientering. Resumeet indeholder

kortfattet information om mødets afvikling og trufne beslutninger.

Fortrolige oplysninger fremgår dog kun af protokollen, som kun udval-

gets medlemmer har adgang til.

6. Beslutningsprocedurer

Udvalgsformanden konkluderer udvalgets beslutninger på baggrund af

drøftelserne i udvalget.

I praksis bliver der meget sjældent afholdt egentlige afstemninger

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

i udvalgene. I så fald er det almindelig praksis, at man accepterer

stemmer afgivet af udvalgsmedlemmer, der ikke fysisk er til stede

(det kaldes, at ”stolene tæller”). Det vil sige, at et medlem – oftest

ordføreren i den pågældende sag – der er til stede, kan tegne alle sin

folketingsgruppes medlemmer i udvalget. Og det vil normalt også blive

accepteret, at et medlem fra et regeringsparti repræsenterer de øvrige

regeringspartiers medlemmer i udvalget. Normalt accepteres også

tilkendegivelser fra fraværende medlemmer, f.eks. hvis de er givet til

udvalgsformanden før mødet. Denne uformelle regel anvendes, med-

mindre nogen gør indsigelse mod, at der træffes beslutning på denne

måde.

Hvis der gøres indsigelse mod den uformelle afstemningsform – hvad

der i praksis sker yderst sjældent – må der foretages afstemning i

overensstemmelse med forretningsordenens § 8, stk. 4, hvorefter et

udvalg er beslutningsdygtigt, når over halvdelen af dets medlemmer

er til stede. En beslutning er herefter taget, når flere har stemt for end

imod (det vil sige, at ”hovederne tæller”).

Udvalget kan, hvis det viser sig nødvendigt (f.eks. i mødefri perioder),

træffe beslutning efter skriftlig procedure. Det sker i så fald normalt,

ved at udvalgsformandens indstilling til beslutning udsendes til ud-

valget med en frist for eventuelle bemærkninger og indsigelser.

7. Udvalgsbehandling af forslag

Udvalgsformanden sikrer i samarbejde med Udvalgssekretariatet, at

udvalget tilrettelægger arbejdet med lov- og beslutningsforslag på

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

en hensigtsmæssig måde og i overensstemmelse med de frister, der

fremgår af forretningsordenen. Så vidt muligt skal der sikres en grun-

dig udvalgsbehandling og tages hensyn til ministerens henholdsvis

forslagsstillernes ønsker og organisationers og andres mulighed for at

orientere udvalget om deres synspunkter på forslag.

Udvalget drøfter og fastlægger normalt en tidsplan for udvalgsbehand-

lingen på det første udvalgsmøde efter første behandling af forslaget.

Det sker på baggrund af et udkast udarbejdet af udvalgssekretæren.

Tidsplaner kan variere fra forslag til forslag. En tidsplan omfatter typisk

en frist for udvalgsmedlemmerne til at stille spørgsmål til ministeren,

en frist for ministeren til at svare og en frist for at stille ændringsfor-

slag. Tidsplanen indeholder oftest også en dato for udvalgets politiske

drøftelse af forslaget, en frist for aflevering af skriftlige bidrag

(betænkningsbidrag), som udvalgsmedlemmer ønsker med i betænknin-

gen, samt en dato for, hvornår udvalget forventer at afgive betænkning.

Ved fastlæggelse af tidsplanen tager udvalget normalt hensyn til

eventuelle tilkendegivelser om processen fra ministeren, når det drejer

sig om regeringens lovforslag, og forslagsstillerne, når det drejer sig

om private forslag.

Udvalget vil under drøftelsen af tidsplanen også kunne drøfte eventu-

elle forslag om særlige initiativer under udvalgsbehandlingen, f.eks.

teknisk gennemgang ved ministeren og embedsmænd fra ministeriet,

høring eller studiebesøg.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Udvalget kan på et senere tidspunkt justere tidsplanen, hvis det bliver

nødvendigt.

En stor del af udvalgsbehandingen af lov- og beslutningsforslag fore-

går i skriftlig form uden drøftelse på udvalgsmøder, og uden at ud-

valgsformanden bliver involveret. Det gælder f.eks. udvalgsspørgsmål

til skriftlig besvarelse og modtagelse af skriftlige henvendelser.

Afgivelse af betænkning over et forslag sættes på dagsordenen for et

udvalgsmøde i overensstemmelse med den fastlagte tidsplan. Forud

for dette møde har Udvalgssekretariat udarbejdet et udkast til be-

tænkning.

Udvalget imødekommer som hovedregel ønsker fra udvalgsmedlemmer

om at udsætte betænkningsafgivelsen, som f.eks. begrundes med, at

medlemmerne har brug for mere tid til at arbejde med forslaget, eller

at en folketingsgruppe endnu ikke har truffet beslutning om sin indstil-

ling til forslaget.

Det er som hovedregel en forudsætning for, at udvalget afgiver

betænkning, at alle spørgsmål stillet til forslaget inden for spørgs-

målsfristen er besvaret, og at eventuelle ændringsforslag, der ønskes

stillet, er indarbejdet i betænkningsudkastet.

Udvalgets afgivelse af betænkning er ofte opdelt i to dele: En politisk

drøftelse og selve betænkningsafgivelsen. På det første møde fore-

tager udvalget en politisk drøftelse, og på det efterfølgende møde

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

afgiver udvalget formelt betænkningen. Andre gange foregår den poli-

tiske drøftelse og betænkningsafgivelsen dog på samme møde under

samme dagsordenspunkt.

Udvalgets politiske drøftelse kan spænde vidt: Fra på den ende side at

være en reel politisk drøftelse/forhandling om lovforslagets indhold,

herunder formuleringen af politiske bemærkninger og ændringsforslag,

til på den anden side blot at være en konstatering af, at udvalget er

klar til at afgive betænkning.

Udvalgsformanden spørger under selve betænkningsafgivelsen folke-

tingsgrupperne i rækkefølge efter størrelse om gruppernes indstilling

til eventuelle ændringsforslag og herefter om indstillingen til lovfor-

slaget i dets helhed.

Hvis ikke alle indstillinger og politiske bemærkninger er modtaget

inden eller på udvalgsmødet, kan udvalget fastsætte en kort frist –

typisk til senere samme dag eller den følgende dag – for at aflevere

indstillinger og/eller politiske bemærkninger (betænkningsbidrag) til

udvalgssekretæren.

Betænkningen anses for at være afgivet, når de ordførere, som er til

stede på udvalgsmødet, har meddelt udvalgsformanden deres indstil-

linger til forslaget og eventuelle ændringsforlag.

Udvalgssekretariatet færdiggør herefter betænkningen og offentliggør

den med henblik på anden behandling af forslaget.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

I nogle tilfælde bliver et lovforslag henvist til fornyet udvalgsbehand-

ling efter anden behandling. Hvis lovforslaget ønskes til tredje behand-

ling, skal udvalget afgive en tillægsbetænkning over forslaget, inden

det kan gå til tredje behandling.

8. Samråd

Udvalg kan bede en minister om at besvare spørgsmål mundtligt under

et samråd i et udvalgsmøde.

Det er udvalgsformandens opgave at sørge for, at et samråd afvikles

så effektivt som muligt for såvel udvalget som ministeren, således at

spørgeren får svar på samrådsspørgsmålet, og (ved åbne samråd) at

tilhørere og seere får et godt udbytte af samrådet.

Samrådsspørgsmål kan kun stilles af udvalgets medlemmer.

Samrådsspørgsmål skal som udgangspunkt være af holdningsmæssig

karakter. Faktuelle forhold kan ofte med fordel afklares ved spørgsmål

til skriftlig besvarelse, før der indkaldes til samråd.

Spørgeren kan efter ønske få sit navn angivet som spørger på samråds-

spørgsmål.

Spørgeren angiver, om samrådet ønskes afholdt for lukkede eller åbne

døre. Et mindretal på 3 udvalgsmedlemmer har adgang til at få gen-

nemført et samråd for åbne døre. I praksis afholdes langt hovedparten

af samråd for åbne døre.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Udvalgssekretæren orienterer udvalgsformanden om samrådsspørgs-

mål, da disse indebærer, at udvalget anmoder ministeren om at møde

frem for udvalget i et samråd. Hvis udvalgssekretæren vurderer, at et

samrådsspørgsmål giver anledning til principiel overvejelse, inddrager

udvalgssekretæren udvalgsformanden, før samrådsspørgsmålet stilles.

Udvalgssekretæren aftaler tidspunktet for samrådet med minister-

sekretariatet og spørgeren. Samråd afholdes som udgangspunkt på

udvalgets sædvanlige mødetidspunkt. Ressortministeren for et udvalg

bør som udgangspunkt være indstillet på at møde i samråd i udvalget

på udvalgets sædvanlige mødetidspunkt, senest 2-3 uger efter et sam-

rådsspørgsmål er stillet, således at sagen ikke mister aktualitet.

Udvalgssekretæren inddrager udvalgsformanden, hvis der ikke kan

opnås enighed om tidspunktet for samrådet, eller hvis det viser sig

nødvendigt at afholde samrådet uden for udvalgets normale mødetids-

punkt.

Det kan være hensigtsmæssigt – generelt eller konkret – at afstemme

tidsrammen for samråd mellem udvalg, minister og spørger med hen-

blik på at udnytte tiden så effektivt som muligt.

Det enkelte udvalg kan eventuelt træffe beslutning om procedurer i

udvalget under åbne samråd, så de er tilpasset udvalgets arbejdsform

og de emner, der behandles i udvalget.

Udvalgssekretariatet udgiver en nyhed om samrådet på Folketingets

hjemmeside, når tidspunktet for samrådet er fastlagt. Nyheden inde-

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

holder en gengivelse af samrådsspørgsmålet og en række praktiske

oplysninger vedrørende afholdelsen af samrådet.

Udvalgsformanden leder afviklingen af samrådet på udvalgsmødet og

fordeler ordet.

Ved åbne samråd oplyser udvalgsformanden indledningsvis kort om

emnet for samrådet, og hvem der har indkaldt til samrådet, og at

samrådet bliver tv-transmitteret. Samrådet kan dermed følges direkte

på Folketingets tv-kanal og internettet. Hvis der ikke er tv-kapacitet til

samrådet, bliver det kun lydoptaget.

Udvalgsformanden bør tilstræbe, at tiltaleformen under de åbne sam-

råd nærmer sig tiltaleformerne i Folketingssalen. Udvalgsmedlemmer

bør omtales ved fornavn og efternavn og ministre ved deres minister-

titel.

Udvalgsformanden giver først det udvalgsmedlem, som har indkaldt til

samrådet, mulighed for kort at begrunde samrådet.

Udvalgsformanden giver herefter ministeren ordet for besvarelse af

samrådsspørgsmålet. Hvis der er stillet flere samrådsspørgsmål til

samme samråd, vil udvalgssekretæren forud for samrådet have aftalt

med spørgeren og ministersekretariatet, om ministeren skal besvare

samrådsspørgsmål et ad gangen eller kan besvare samrådsspørgsmå-

lene samlet. Tilsvarende gælder, hvis et samrådsspørgsmål er stillet til

flere ministre.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Efter ministerens indledende besvarelse af samrådsspørgsmålet styrer

udvalgsformanden afviklingen af opfølgende spørgsmål fra udval-

gets medlemmer. Udvalgsmedlemmernes indlæg under samrådet bør

som udgangspunkt formuleres som et spørgsmål til ministeren, men

kommentarer, som ikke indeholder spørgsmål, kan også forekomme.

Spørgsmål skal holdes inden for emnet for samrådsspørgsmålet.

Udvalgsformanden kan tillade, at flere (f.eks. 3) udvalgsmedlemmer

stiller spørgsmål, før udvalgsformanden giver ministeren ordet for

besvarelse.

Samrådet forsætter, indtil der ikke er flere udvalgsmedlemmer, som

beder om ordet, og ministeren har besvaret de stillede spørgsmål. Ud-

valgsformanden bør dog tilstræbe at afslutte samrådet, hvis udvalgs-

medlemmers spørgsmål eller ministerens svar ikke bidrager med nyt til

samrådet.

Udvalgsformanden spørger efter samrådet – når ministeren og tilhø-

rerne har forladt lokalet – om samrådet giver udvalget anledning til

bemærkninger eller ønsker om opfølgning i udvalget, f.eks. i form af

spørgsmål til ministeren. Udvalgssekretæren sørger for, at eventuel af-

talt opfølgning sker, herunder at der stilles spørgsmål, hvor ministeren

anmodes om at oversende et eventuelt talepapir til brug for samrådet.

Samråd er som udgangspunkt af orienterende karakter. Hvis udvalget –

hvad der i praksis sker yderst sjældent – efter ønske fra ministeren el-

ler et eller flere udvalgsmedlemmer træffer en beslutning i tilknytning

til samrådet, skal udvalget orientere ministeren herom og beslutningen

føres ind i udvalgsprotokollen. Folketingets Ombudsmand kan ikke

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

behandle en sag, som der allerede er truffet beslutning om i Folketin-

get. Ombudsmanden er ikke udelukket fra at behandle en sag, når et

samråd herom har været orienterende.

Tv- eller lydoptagelse af et åbent samråd bliver efter samrådet lagt ud

på Folketingets hjemmeside.

9. Deputationer

Udvalg kan modtage en eller flere personer (en deputation), f.eks. re-

præsentanter for en forening eller en organisation, i foretræde i forbin-

delse med et udvalgsmøde, jf. forretningsordenens § 8, stk. 5. Formålet

med et foretræde er at påvirke udvalget i forbindelse med udvalgets

behandling af et lov- eller beslutningsforslag eller at gøre udvalget

opmærksom på et anliggende inden for udvalgets sagsområde.

Udvalgsformanden skal sikre, at foretræder afvikles i overensstemmel-

se med de retningslinjer, som er fastsat af Præsidiet, jf. forretningsor-

denens § 8, stk. 5.

Udvalgsformanden skal overordnet tilstræbe, at foretræder afvikles

på en effektiv måde set fra udvalgets side. Samtidig bør formanden

tilstræbe, at deputationer får mulighed for og tid til inden for de givne

rammer at afgive deres synspunkter og informationer til udvalget og

efterlades med et indtryk af at være godt modtaget af Folketinget. Der

bør under foretræder være et rimeligt fremmøde i udvalget.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Folketingets udvalg imødekommer som udgangspunkt anmodninger om

foretræde for udvalget. Udvalg kan dog generelt eller konkret træffe

beslutning om at afslå anmodning om foretræde, eksempelvis hvis et

foretræde vedrører en konkret verserende sag.

Udvalgssekretariatet behandler anmodninger om foretræde og aftaler

tidspunkt for disse. Udvalgssekretæren inddrager normalt kun ud-

valgsformanden, hvis en anmodning om foretræde giver anledning til

principiel overvejelse.

Forud for foretrædet orienterer Udvalgssekretariatet skriftligt deputa-

tionen om retningslinjerne for foretræder.

Udvalget modtager deputationer på udvalgets sædvanlige mødetids-

punkt.

Udvalget modtager deputationer for lukkede døre.

Udvalgsformanden byder indledningsvis deputationen velkommen og

anmoder den om at præsentere deltagerne i deputationen.

Udvalgsformanden giver herefter deputationen adgang til at afgive en

kortfattet redegørelse for deputationens synspunkter.

Udvalgsformanden skal tilstræbe, at modtagelsen af en deputation

ikke overstiger 15 minutter. Deputationen er allerede på forhånd gjort

opmærksom på denne tidsramme i forbindelse med bekræftelsen af

foretrædet.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Udvalgsformanden kan afbryde deputationen, hvis deputationens

redegørelse trækker så langt ud, at der ikke bliver tid til spørgsmål fra

udvalget.

Efter deputationens indledende redegørelse styrer udvalgsformanden

afviklingen af spørgsmål fra udvalget til deputationen. Spørgsmå-

lene stilles normalt i spørgerunder, det vil sige, at der kan stilles flere

spørgsmål fra udvalgets medlemmer, før deputationen får lejlighed til

at svare. Udvalgsformanden kan afskære yderligere spørgsmål, hvis

foretrædet samlet set overskrider 15 minutter.

Der finder ikke forhandling sted under foretrædet. Deputationen kan

ikke stille spørgsmål til udvalget. De synspunkter, som deputationen

fremfører, indgår i udvalgets fortsatte arbejde og udvalgsmedlemmer-

nes overvejelser.

Når deputationen har forladt lokalet, spørger udvalgsformanden, om

foretrædet giver anledning til bemærkninger eller ønsker om opfølg-

ning i udvalget, f.eks. i form af spørgsmål til ministeren. Udvalgssekre-

tæren sørger for, at eventuel aftalt opfølgning sker.

10. Udtalelser om EU-sager

Europaudvalget kan anmode et udvalg om at afgive en udtalelse om en

EU-sag, hvor det efter Europaudvalgets vurdering er særlig ønskeligt at

inddrage udvalget.

Det kan f.eks. dreje sig om grøn- og hvidbøger fra Kommissionen, væ-

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

sentlige nye forslag til EU-lovgivning og reformer af EU-politikker. Det

kan også dreje sig om kontrol med at overholde nærhedsprincippet.

Udvalget er herefter forpligtet til at afgive en udtalelse om sagen

inden for den frist, der er fastsat af Europaudvalget.

Udvalgssekretæren sætter sagen på dagsordenen for et udvalgsmøde,

med henblik på at udvalget kan drøfte sagen og udvalgets behandling

af sagen. I forbindelse med behandlingen af sagen kan udvalget an-

mode Folketingets EU-konsulent om at præsentere sagen for udvalget

på et udvalgsmøde.

På samme eller et senere møde afgiver udvalget en udtalelse, som

indeholder politiske tilkendegivelser fra udvalget eller et flertal hen-

holdsvis mindretal i udvalget.

Udvalget kan udpege et medlem til at fremlægge udvalgets udtalelse

for Europaudvalget.

Udvalg kan også af egen drift behandle EU-sager og afgive udtalelser

om disse.

11. Udvalgsberetninger

Udvalgsmedlemmer kan fremsætte ønske om, at udvalget afgiver en

beretning over et forslag eller andre sager, som udvalget behandler. En

beretning afslutter Folketingets behandling af sagen.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

Udvalgssekretariatet sætter efter aftale med udvalgsformanden

sådanne sager på dagsordenen for et udvalgsmøde, så udvalget kan

drøfte sagen og ønsket om at afgive en beretning. På samme eller et

senere møde kan udvalget afgive beretning, hvis der er flertal for det.

En beretning indeholder politiske tilkendegivelser om den pågældende

sag fra udvalget eller et flertal henholdsvis mindretal i udvalget.

Tilkendegivelserne kan f.eks. være udformet som en opfordring til den

pågældende minister om at tage nærmere beskrevne initiativer m.m.

12. Studierejser m.m.

Udvalgsformanden kan f.eks. i begyndelsen af folketingsåret tage ini-

tiativ til, at udvalget drøfter udvalgets samlede prioritering og aktivi-

teter i det kommende år.

Udvalgsformanden kan herunder tage initiativ til, at udvalget drøfter

forslag til indenlandske og udenlandske studierejser og -besøg.

Udvalgsformanden kan sammen med udvalgssekretæren udarbejde

konkrete forslag eller opfordre udvalgsmedlemmer til at fremkomme

med forslag til studieture.

Forud for beslutninger om studierejser bør udvalgsformanden sikre, at

der sker en grundig drøftelse i udvalget af formål og forventet udbytte.

Udvalget skal i den indledende fase af planlægningen af en studietur

drøfte og tage stilling til det faglige indhold af, formålet med og det

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

forventede udbytte af studieturen. Det vil sige, hvad emnerne for

studieturen er, hvilke møder og besøg udvalget ønsker gennemført, og

hvad udvalget vil opnå med studieturen. Udvalgets ressortministerium

vil ofte være behjælpeligt med faglig bistand til brug for disse beslut-

ninger og til brug for den videre planlægning af studieturen. Udvalget

skal også tage stilling til, hvor studierejsen skal gå til og på hvilket

tidspunkt, deltagerantallet og forventede udgifter for studieturen

sammenholdt med udvalgets rejsebevilling.

De fleste stående udvalg har et årligt dispositionsbeløb til uden-

landske studieture m.m. på 220.000 kr. (2012). Udvalgene har ikke på

tilsvarende vis selvstændige bevillinger til indenlandske studieture

m.m. Udvalgene kan gennemføre sådanne, men hvis de budgetterede

udgifter til en indenlandsk studietur overstiger 50.000 kr., skal tilla-

delse gives af Folketingets formand.

Udvalgsformanden kan tage initiativ til, at udvalget nedsætter et

underudvalg til at forberede studieturen sammen med udvalgssekre-

tæren.

Udvalgsformanden bør endvidere forsøge at sikre, at der er en for-

holdsvis bred tilslutning i udvalget til beslutninger om studieture, at

studieture gennemføres med deltagelse af et rimeligt antal udvalgs-

medlemmer, der repræsenterer det politiske spektrum i Folketinget,

og at afbud fra tilmeldte udvalgsmedlemmer søges begrænset mest

muligt.

Udvalgssekretariatet står for den praktiske planlægning og koordine-

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

ring af studieture og -besøg og sørger herunder for, at studieturen fore-

går i overensstemmelse med Folketingets rejseregler og praksis m.m.

Udvalgssekretæren inddrager udvalgsformanden, hvis der opstår væ-

sentlige problemer eller spørgsmål under planlægningen.

Udvalget får forelagt programudkastet, når det er udarbejdet.

Udvalgssekretæren udgiver efter nærmere aftale med udvalgsforman-

den en nyhed om studieturen, som beskriver formålet med studieturen

og indeholder oplysninger om program, deltagere og budget. Tilsva-

rende oplysninger og (efterfølgende) regnskabstal fremgår endvidere

af oversigten over udvalgsrejser på Folketingets hjemmeside.

Udvalgsformanden fungerer – bistået af udvalgssekretæren – som

delegationsleder under udenlandske og indenlandske studieture.

Udvalgsformanden medvirker herunder til, at de enkelte møder og

besøg afvikles på en hensigtsmæssig måde, så udvalget får et godt

udbytte af studieturen. Udvalgsformanden bør på behørig vis takke

værter og overrække de gaver, som ”protokollen” i Folketinget foreskri-

ver. Udvalgsformanden tager også stilling til væsentlige spørgsmål og

problemer, som måtte opstå under afviklingen af studieture.

Udvalget drøfter normalt udbyttet af studieture og -besøg på et efter-

følgende udvalgsmøde.

Ved studieture til udlandet udarbejder udvalgssekretæren et udkast til

et kort resumé af studieturen. Udvalget drøfter og godkender resume-

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

et, hvorefter det bliver sendt til Folketingets Præsidium til orientering

og lagt ud på Folketingets hjemmeside.

13. Høringer

Udvalgene kan afholde høringer med henblik på at få belyst en sag, et

forslag eller en relevant problemstilling, når udvalgene vurderer, at der

er et behov herfor.

Udvalgsformanden eller et underudvalg sikrer, at udvalget i den indle-

dende fase så vidt muligt tager stilling til de væsentligste spørgsmål

vedrørende en høring, bl.a. formål, form og hovedindhold, herunder

programpunkter og oplægsholdere, og tidspunktet for høringen.

Udvalgsformanden tilstræber, at der i udvalget er en forholdsvis bred

tilslutning til beslutninger om høringer, at høringer gennemføres med

deltagelse af et passende stort antal udvalgsmedlemmer, der repræ-

senterer det politiske spektrum i Folketinget, og at afbud fra tilmeldte

udvalgsmedlemmer begrænses mest muligt.

Udvalgssekretariatet står herefter for at arrangere høringen. Udvalgs-

sekretæren inddrager udvalgsformanden eller et underudvalg, hvis der

opstår væsentlige spørgsmål og problemer under tilrettelæggelsen af

høringen.

Udvalget får forelagt et programudkast til godkendelse.

Udvalgssekretariatet udgiver efter nærmere aftale med udvalgsfor-

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

manden en nyhed om høringen, som beskriver formålet med høringen,

program og oplægsholdere m.v.

Under høringen fungerer udvalgsformanden bistået af udvalgsse-

kretæren som mødeleder, medmindre andet er besluttet i udvalget.

Udvalgsformanden bør herunder medvirke til, at høringen afvikles på

en hensigtsmæssig måde, så udvalget får et godt udbytte af høringen,

at inviterede oplægsholdere kommer ordentligt til orde, og at tilhørere

(og eventuelle seere) efterlades med et godt indtryk af høringen.

Udvalget evaluerer normalt høringen på et efterfølgende udvalgsmøde.

En eventuel tv-optagelse af høringen eller anden dokumentation af

høringen bliver efterfølgende lagt ud på Folketingets hjemmeside.

14. Besøg til udvalg

Udvalgsformanden bør være indstillet på – eventuelt sammen med

andre udvalgsmedlemmer – at afholde møder med udenlandske parla-

mentarikere m.v., som gerne vil besøge Folketinget og møde repræsen-

tanter for udvalget. Udvalgssekretariatet står for den nærmere koordi-

nering og planlægning af sådanne besøg og bistår udvalgsformanden

under møderne.

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

EUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 357: Materiale til brug for drøftelse forud for Præsidiets møde med udvalgsformænd og næstformænd om evaluering af åbne samråd

GUIDE TIL ARBEJDET

I FO L K E T I N G E T S

U DVA LG

2 011

FOLKETINGET

Christiansborg

DK-1240 København K

Tlf. +45 33 37 37 00

www.ft.dk

[email protected]