Spørgsmål nr. 90 vedrørende forslag til lov om offentlighed i forvalt-

ningen (L 144):

”Når man i ministerierne udleverer kalenderoplysninger i for-bindelse med, at der er bedt om aktindsigt, har man så i dagmulighed for at fjerne private aftaler fra eksempelvis en em-bedsmands kalender, og er det i så fald praksis, at man gørdet?”

Svar:

Justitsministeriet kan henvise til side 443ff i Offentlighedskommissionensbetænkning, hvoraf det bl.a. fremgår:”I det omfang en kalender indgår i det daglige arbejde hos en for-valtningsmyndighed – f.eks. som et redskab til mødeplanlægningmv. – vil kalenderen være omfattet af offentlighedslovens regler omaktindsigt, da der vil være tale om et dokument, der er oprettet afmyndigheden “som led i administrativ sagsbehandling i forbindelsemed dens virksomhed”, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt.Derimod vil offentligt ansattes egne personlige kalendere, som depågældende alene selv har adgang til, og som alene føres til egetbrug, ikke være omfattet af offentlighedsloven. Dette gælder, hvadenten kalenderen føres manuelt eller elektronisk.Er der tale om, at den pågældende kalender føres som led i admini-strativ sagsbehandling, vil kalenderen som et internt dokument væreundtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 7, nr. 1.Det følger dog af offentlighedslovens § 11, at oplysninger om ”fakti-ske omstændigheder” i bl.a. interne dokumenter, der er af ”væsentligbetydning for sagsforholdet”, skal meddeles i overensstemmelse medlovens almindelige regler (sådanne oplysninger er ekstraheringsplig-tige).Selvom en oplysning er ekstraheringspligtig, kan en konkret vurde-ring føre til, at oplysningen alligevel kan undtages fra aktindsigt efteroffentlighedslovens §§ 12 eller 13, hvilket følger af, at de pågælden-de oplysninger efter § 11 skal meddeles i overensstemmelse med of-fentlighedslovens almindelige regler.En ekstraheringspligtig oplysning kan således f.eks. undtages, hvisoplysningen angår den pågældendes private forhold (§ 12, stk. 1, nr.1). Der vil endvidere – i helt særlige tilfælde – være mulighed for atundtage oplysninger fra en kalender af hensyn til den interne ellerpolitiske beslutningsproces (§ 13, stk. 1, nr. 6).”Som anført af Offentlighedskommissionen er det efter den nugældende of-fentlighedslov i første omgang afgørende for, om der kan meddeles aktind-2

sigt i en embedsmands kalender, om kalenderen indgår i det daglige arbej-de hos en forvaltningsmyndighed, eller om der er tale om den pågældendesegen personlige kalender, som den pågældende alene selv har adgang til,og som alene føres til eget brug. Indgår kalenderen i det daglige arbejdehos myndigheden, vil kalenderen som et internt dokument være undtagetfra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 7, nr. 1. Det følger dog af offent-lighedslovens § 11, stk. 1, at oplysninger om faktiske omstændigheder, derer af væsentlig betydning for sagsforholdet, vil skulle udleveres (ekstrahe-res) i overensstemmelse med lovens almindelige regler. Ekstraheringsplig-tige oplysninger angående den pågældendes private forhold vil dog kunneundtages efter bl.a. lovens § 12, stk. 1, nr. 1.Det bemærkes, at oplysninger i en embedsmands kalender om private akti-viteter, der allerede har fundet sted, efter Justitsministeriets opfattelse i al-mindelighed ikke længere er af (væsentlig) betydning for sagsforholdet,som er at føre den pågældende kalender. Sådanne (bagudrettede) oplysnin-ger om private aktiviteter vil derfor i almindelighed ikke skulle udleveresefter den gældende offentlighedslovs § 11, stk. 1.