Finansudvalget 2020-21
L 239
Offentligt
2451315_0001.png
Notat
13. september 2021
J.nr. 2019-6204
Økonomistyring
Skatteministeriets koncernfælles retningslinjer for an-
vendelse af konsulenter
Indledning
I Skatteministeriets koncern skal der generelt udvises tilbageholdenhed i forhold til anven-
delse af eksterne konsulenter, og det er helt centralt, at der kun anvendes konsulenter, hvis
det er nødvendigt for at sikre en hensigtsmæssig opgaveløsning.
Indkøb af konsulenter bør således være et nøje overvejet tiltag og kun ske under særlige
omstændigheder, fx når der er behov for meget specialiserede kompetencer. Når der
i
sådanne særlige tilfælde
anvendes konsulenter, skal det ske hensigtsmæssigt og omkost-
ningsbevidst. I de tilfælde hvor konsulentanvendelse anses for påkrævet, skal der endvidere
lægges en plan for, hvordan opgaveløsningen efterfølgende kan gøres mindre afhængig af
eksterne konsulenter, fx gennem kompetenceudvikling eller rekruttering.
Skatteministeriets koncernfælles retningslinjer har til formål at understøtte ovenstående til-
gang til konsulentindkøb. Det bemærkes, at indkøb af juridiske tjenesteydelser, herunder
fra Kammeradvokaten, ikke er omfattet af retningslinjerne. Ligeledes gælder en række sær-
lige forhold på it-området,
jf. boks 1.
Boks 1. Særlige forhold på it-området
Drift og videreudvikling af eksisterende it-systemer
En lang række af de nuværende it-systemer, der understøtter centrale dele af skatteopkrævnings-
opgaven, drives og vedligeholdes af eksterne it-leverandører. Vedligeholdelse og videreudvikling
af disse systemer
fx som følge af lovændringer
kan kun ske som bestillingsopgaver til den
relevante eksterne leverandør. Ydelser fra eksisterende it-driftsleverandører omfattes i forlæn-
gelse heraf ikke af de koncernfælles retningslinjer for anvendelse af konsulenter, da ydelserne
ikke kan fravælges eller løses af interne ressourcer. Undtagelsen ændrer ikke på, at der skal ske
tilstrækkelig leverandørstyring.
It-udvikling
Der pågår en række it-udviklingsprojekter i skatteforvaltningen, fx på ejendomsvurderingsområ-
det og inddrivelsesområdet. Anvendelse af eksterne konsulenter skal ses i sammenhæng med, at
disse it-udviklingsprojekter ofte er karakteriseret ved:
Et behov for et stort antal specialiserede kompetencer i en begrænset tidsperiode,
At finansiering ofte først afklares op til projektstart, og typisk har en midlertidig karakter,
At projekterne ofte er underlagt korte frister, hvorfor der er behov for hurtig eksekvering,
At det ikke er muligt at honorere høje lønforventninger hos de nødvendige specialister.
Der er udviklet en model for it-udviklingsprojekter i Skatteministeriet, der indebærer, at projek-
terne skal forelægges for departementet for at få godkendt igangsættelse af den efterfølgende
L 239 - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 53: Spm. om at oversende Skatteministeriets strategi og måltal for nedbringelse af konsulenter, til skatteministeren, kopi til finansministeren
2451315_0002.png
projektfase (fx overgang fra analysefase til gennemførelsesfase). I forlængelse heraf
og i lyset
af de særlige karakteristika og rammevilkår på området
er it-udviklingsprojekter, der følger
modellen, ikke omfattet af de koncernfælles retningslinjer for anvendelse af konsulenter. Der-
ved undgås det, at der kører to parallelle styrings- og godkendelsesforløb vedr. it-udvikling. I
stedet gælder følgende principper:
Model:
I forbindelse med godkendelse af faseovergang skal der i ledelsesresumeet angives en
overordnet beskrivelse af det forventede behov for konsulentbistand i den forestående fase,
herunder omkostningsskøn.
Strategiske målsætninger og opfølgning:
Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har udarbejdet en
handleplan for anvendelsen af konsulenter i forbindelse med it-udviklingsprojekter. Handle-
planen understøtter et skærpet fokus på i hvilket omfang og på hvilke områder konsulentan-
vendelse er hensigtsmæssig, og på hvilket ledelsesniveau anvendelsen skal godkendes. Der
følges op på handleplanen kvartalsvist.
Foruden ovenstående gælder der ligeledes vedrørende it-udvikling, at der altid skal sikres til-
strækkelig leverandørstyring.
De koncernfælles retningslinjer supplerer de udbudsretslige forpligtelser på området,
jf. den
koncernfælles proces for gennemførelse af indkøb af konsulenter
vedlagt som bilag 1, ved at stille
yderligere krav til de procedurer, som alle institutioner i Skatteministeriet skal følge i for-
bindelse med indkøb af ekstern bistand, der overstiger 10.000 kr.
De koncernfælles retningslinjer er opdelt i krav, der skal følges hhv.
før, under og efter
køb af
konsulentydelser med det formål at sikre tilstrækkelig stillingtagen til relevante forhold i
forbindelse med indkøbet. Endvidere stilles der to
tværgående
krav, der gælder på tværs af
faserne. Alle krav gennemgås i de følgende afsnit.
Tværgående
Krav 1. Lokale handleplaner for konsulentanvendelse
Alle institutioner i Skatteministeriet skal udarbejde lokale handleplaner for anvendelsen af
eksterne konsulenter.
1
De lokale handleplaner skal
foruden at udmønte de koncernfælles
retningslinjer til institutionsspecifikke krav og procedurer
indeholde en overordnet stil-
lingtagen til institutionens generelle anvendelse af konsulenter og formulere en langsigtet
plan for at gøre institutionens opgaveløsning mindre afhængig af eksterne konsulenter.
Krav 2. Ledelsesinformation til departementet
Der følges op på forbruget til konsulenter i regi af de kvartalsvise udgiftsopfølgninger.
Før indkøb
Krav 3. Dokumentation for beslutning om indkøb
Der skal før et indkøb foretages grundige overvejelser for at afdække, om konsulentindkø-
bet er fagligt velbegrundet og nødvendigt. De relevante overvejelser skal dokumenteres i et
skriftligt beslutningsgrundlag, der skal godkendes af institutionens øverste leder (styrelses-
direktør eller departementschef). Sammenhængende indkøb kan evt. behandles i sammen-
hæng i en samlet godkendelse.
1
Udviklings- og Forenklingsstyrelsens strategi for anvendelse af konsulenter ifm. it-udviklingsprojekter, jf. boks 1, kan evt.
indgå i styrelsens lokale handleplan. Det er imidlertid ikke et krav.
Side 2 af 8
L 239 - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 53: Spm. om at oversende Skatteministeriets strategi og måltal for nedbringelse af konsulenter, til skatteministeren, kopi til finansministeren
2451315_0003.png
Ved konsulentindkøb, der økonomisk set er omfattende og/eller langstrakte, er der skær-
pede krav til dokumentation af de økonomiske og faglige overvejelser. Det gælder særligt
overvejelser, der ligger til grund for en beslutning om at anvende eksterne konsulenter frem
for interne ressourcer, herunder evt. en udvidelse af institutionens kompetencegrundlag
gennem nyrekruttering.
Den enkelte institution skal benytte en skabelon, udarbejdet af institutionen selv, til beslut-
ningsgrundlag for køb af konsulentydelser.
Det bemærkes, at der i ganske særlige tilfælde kan gøres undtagelse fra krav 3, såfremt en
given situation nødvendiggør hastende foranstaltninger, fx ved et akut behov for specia-
listassistance i forbindelse med datalæk. Der skal foreligge dokumentation for denne vur-
dering.
Krav 4. Konsulentindkøb over 2 mio. kr. skal godkendes i departementet
I forlængelse af ovenstående skal alle konsulentindkøb over 2 mio. kr. i Skatteministeriets
koncern godkendes af departementet. Større sammenhængende indkøb kan eventuelt be-
handles i sammenhæng i en samlet godkendelse, ligesom der i forbindelse med særligt ha-
stende og komplekse indkøb vil kunne anmodes om forhåndstilsagn.
Under indkøb
Krav 5: Tæt løbende styring og opfølgning
Alle institutioner i Skatteministeriet skal i forbindelse med indkøb af eksterne konsulenter
sikre tilstrækkelig styring og opfølgning på konsulenternes opgaveløsning for at sikre, at
der leveres det aftalte, i rette tid og til den rette pris.
Der skal placeres et klart ansvar for gennemførelsen af konsulentindkøbet, herunder leve-
rancer såvel som økonomi, i hele institutionens ledelseskæde fra funktionsleder/kontorchef
til styrelsesdirektør/departementschef. Endvidere bør der typisk være allokeret mindst en
intern ressource på medarbejderniveau, som har det daglige ansvar for konsulenternes op-
gaveløsning.
Den konkrete styring og opfølgning vil afhænge af den specifikke opgave, som en ekstern
konsulent er indkøbt til. Der skal fx anvendes forskellige styringstilgange alt efter, om en
konsulent indkøbes til at levere timer uden resultatkrav eller til at udarbejde en klar leve-
rance, fx en rapport. I udgangspunktet vil god styring og opfølgning bl.a. forudsætte, at
konsulentindkøbet sker på baggrund af en klar opgavebeskrivelse og klare rammer for sam-
arbejdet og forventede ydelser/leverancer.
Den løbende styring og opfølgning skal dokumenteres. Væsentlige beslutninger og dispo-
sitioner, der ændrer vilkårene for et igangværende indkøb, skal ligeledes dokumenteres.
Krav 6: Løbende vidensopsamling
Det skal i forbindelse med indkøb af eksterne konsulenter sikres, at der i relevant omfang
sker en kompetenceoverførsel i form af viden, metoder og kvalifikationer fra konsulent til
institution. Hermed kan institutionens opgaveløsning styrkes, og fremtidige konsulentind-
køb kan potentielt undgås.
Side 3 af 8
L 239 - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 53: Spm. om at oversende Skatteministeriets strategi og måltal for nedbringelse af konsulenter, til skatteministeren, kopi til finansministeren
2451315_0004.png
Som hovedregel skal der arbejdes ud fra en tilgang, hvor egne medarbejdere under konsu-
lentindkøbet opkvalificeres til at håndtere fremtidige, tilsvarende opgaver. Ligeledes vil for-
ståelse af konsulenternes metode og fremgangsmåde ofte kunne sikre en større anvende-
lighed af konsulenternes arbejde efter, at indkøbet er afsluttet.
Efter indkøb
Krav 7: Alle konsulentindkøb evalueres
Når et konsulentindkøb er afsluttet udarbejdes en kort evaluering til den ansvarlige ledelse
for at sikre transparens, refleksion og input til institutionens langsigtede arbejde med at
reducere afhængigheden af konsulenter.
Sammenfatning af krav
Kravene i de koncernfælles retningslinjer gælder i forbindelse med indkøb af ekstern bi-
stand, der overstiger 10.000 kr. Alle krav fremgår overordnet af boks 2:
Boks 2. Krav i koncernfælles retningslinjer
Krav 1. Lokale handleplaner for anvendelse af eksterne konsulenter
Alle institutioner i Skatteministeriet skal udarbejde lokale handleplaner, der fastlægger:
1)
Tværgående
Hvordan de koncernfælles retningslinjer konkret udmøntes i institutionen,
Institutionens overordnede stillingtagen til konsulentanvendelse, herunder til hvilke opgavety-
per, der kan indkøbes konsulenter frem for at anvende egne medarbejdere, og hvorfor.
En plan for fremadrettet at gøre institutionens opgaveløsning mindre afhængig af eksterne kon-
sulenter.
2)
3)
Der vil løbende blive taget stilling til behov for ajourføring.
Krav 2. Ledelsesinformation til departementet
Der følges op på forbruget til konsulenter i regi af de kvartalsvise udgiftsopfølgninger.
Krav 3. Dokumentation for beslutning om indkøb
Før indkøb
Under indkøb
Før indkøb af konsulentbistand skal det sikres, at alle relevante forhold er belyst og dokumenteret i et
beslutningsgrundlag, herunder som minimum:
Opgavens indhold og nødvendighed
Vurdering af muligheden for at anvende interne kompetencer
Vurdering af mulighed/fordele ved rekruttering frem for konsulentbistand
Beslutningsgrundlaget skal godkendes af institutionens øverste leder (styrelsesdirektør eller departe-
mentschef).
Krav 4. Konsulentindkøb over 2 mio. kr. skal godkendes i departementet
Konsulentindkøb over 2 mio. kr. skal godkendes i departementet. Godkendelsen forudsætter, at styrel-
sen fremsender et tilstrækkeligt belyst beslutningsgrundlag, der er godkendt af styrelsesdirektøren.
Krav 5: Tæt løbende styring og opfølgning
Der skal sikres tilstrækkelig styring og opfølgning på konsulenternes opgaveløsning for at sikre, at der
leveres det aftalte, i rette tid og til den rette pris. Det indebærer bl.a. løbende opfølgning på perfor-
mance, fakturatjek og økonomistyring, hvilket fx kan understøttes af en lokal vejledning.
Side 4 af 8
L 239 - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 53: Spm. om at oversende Skatteministeriets strategi og måltal for nedbringelse af konsulenter, til skatteministeren, kopi til finansministeren
2451315_0005.png
Det er vigtigt, at der er klarhed om roller og ansvar i forhold til den løbende styring og opfølgning, her-
under at der er placeret et klart ansvar for gennemførelsen af konsulentindkøbet i hele ledelseskæden.
Krav 6: Løbende vidensopsamling
Der skal gennemføres relevante og tilstrækkelig tiltag, som sikrer overdragelse af viden, således at kon-
krete leverancer er anvendelige efterfølgende og fremadrettet konsulentafhængighed minimeres/und-
gås.
Krav 7: Alle konsulentindkøb evalueres
Efter indkøb
Efter alle konsulentindkøb udarbejdes en evaluering, der som minimum belyser:
Den samlede udgift til konsulentindkøbet.
Det opnåede resultat, herunder om den ønskede værdi er opnået.
Den opnåede videnoverdragelse til institutionens medarbejdere.
Hvorvidt styringen af konsulenterne har været tilstrækkelig og hensigtsmæssig.
Hvordan tilsvarende konsulentindkøb fremadrettet kan undgås.
Evalueringen forelægges institutionens øverste leder (styrelsesdirektør eller departementschef).
Videre proces
Der vil løbende blive taget stilling til behov for ajourføring af de lokale handleplaner med
henblik på at sikre overensstemmelse med de gældende koncernfælles krav såvel som de
aktuelle lokale forhold.
De koncernfælles retningslinjer for konsulentanvendelse i Skatteministeriet kan ligeledes
løbende blive opdateret.
Side 5 af 8
L 239 - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 53: Spm. om at oversende Skatteministeriets strategi og måltal for nedbringelse af konsulenter, til skatteministeren, kopi til finansministeren
2451315_0006.png
Bilag 1: Skatteministeriets koncernfælles proces for gennemførelse af
indkøb af konsulenter
GODKENDT PÅ FÆLLES MYNDIGHEDSFORUM D. 3. OKTOBER 2019
Indledning
I forbindelse med indkøb af eksterne konsulenter skal det sikres, at indkøbet efterlever ud-
budsreglerne, herunder navnlig udbudsloven og cirkulære om indkøb i staten. Denne proces-
beskrivelse understøtter efterlevelse af de udbudsretlige forpligtelser på området.
Vejledning om konsulentanskaffelser
Ved behov for vejledning om konsulentanskaffelser rettes henvendelse til følgende enheder:
Administrations- og Servicestyrelse (ADST),
Indkøb og Udbud,
vedrørende indkøb af kon-
sulentydelser, der ikke er it-konsulentydelser
Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST),
Strategisk Indkøb og Leverandørstyring,
ved-
rørende indkøb af it-konsulentydelser
Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST),
Strategisk Indkøb og Leverandørstyring,
ved-
rørende indkøb af konsulentydelser
til brug for UFST’s opgaver vedrøre de it-løsninger,
forretningsprocesser samt data og analytics.
Henvendelser til ADST skal ske pr. mail eller telefon evt. via Service telefonen 5x7.
Henvendelser til UFST skal ske gennem MitIT.
Indkøb på eksisterende indkøbsaftaler
Inden et indkøb af en ekstern konsulent foretages, skal det afklares, om indkøbet skal ske på
en eksisterende indkøbsaftale. Koncernen følger cirkulære om indkøb i staten, hvor koncer-
nen er forpligtet til at anvende nedenstående indkøbsaftaler i prioriteret rækkefølge:
1.
2.
3.
Statens forpligtende indkøbsaftaler, som altid skal anvendes hvor muligt
Statens og Kommunernes frivillige indkøbsaftaler (SKI-aftaler), hvis de vurderes egnede
og hensigtsmæssige
Koncernens egne indgåede indkøbsaftaler (rammeaftaler / aftaler / dynamiske indkøbssy-
stemer).
Indkøbsprocedure når der ikke er en eksisterende indkøbsaftale
Kan indkøbsbehovet ikke dækkes af en forpligtende indkøbsaftale eller på en egnet og hen-
sigtsmæssig måde af en eksisterende indkøbsaftale, skal indkøbet konkurrenceudsættes/
markedsafdækkes i overensstemmelse med udbudsreglerne. I den forbindelse skal der søges
bistand hos de enheder, der er anført i afsnit 1.1.
Hvordan indkøbet skal konkurrenceudsættes afhænger af den økonomiske værdi, og hvorvidt
der vurderes at være klar grænseoverskridende interesse for opgaven:
Hvis opgaven har en økonomisk værdi over 1 mio
2
. kr., skal opgaven konkurrenceudsæt-
tes ved et EU-udbud
Hvis opgaven har en økonomisk værdi under 1 mio. kr., og såfremt det vurderes, at opga-
ven har klar grænseoverskridende interesse, skal opgaven annonceres på udbud.dk
Hvis opgaven har en økonomisk værdi under 1 mio. kr., og såfremt det ikke vurderes, at
opgaven har klar grænseoverskridende interesse, skal der foretages en markedsafdæk-
ning og/eller indhentes tilbud hos udvalgt(e) leverandør(er), jf. udbudslovens regler.
Aftalens økonomiske værdi skal opgøres i overensstemmelse med udbudslovens regler. Så-
fremt der er tale om indkøb af samme/tilsvarende ydelser, skal den ansvarlige medarbejder
2
Se Serviceboksen for den gældende tærskelværdi for EU-udbud.
Side 6 af 8
L 239 - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 53: Spm. om at oversende Skatteministeriets strategi og måltal for nedbringelse af konsulenter, til skatteministeren, kopi til finansministeren
2451315_0007.png
for i dkøbsopgave herefter be æv t ”bestillere ” være op ærkso på, at der ka være
en juridisk forpligtigelse til at sammenlægge værdien af aftaler indenfor samme CVR-nummer.
I opgørelsen af værdien skelnes der udbudsretligt ikke mellem hvem, leverandøren af ydelsen
er. Ved koncernfælles indkøb kan der ske sammenlægning af værdien af aftaler på tværs af
CVR-nummer ud fra et kommercielt og ressourcemæssigt hensyn.
Opgaven kan have klar grænseoverskridende interesse, hvis en leverandør, der er etableret i
udlandet, vurderes at have interesse i at byde på opgaven. Der skal foretages en samlet vur-
dering af forhold som: Opgavens karakter, opgavens varighed, den økonomiske værdi af op-
gaven, sprogkrav, udførelsessted med videre.
Processerne kan illustreres således:
Opgaven kan ikke rummes eller kan ikke på en egnet og
hensigtsmæssigt måde rummes af en eksisterende
indkøbsaftale
Opgaven kan rummes af en
eksisterende indkøbsaftale
Økonomiske værdi =
over 1 mio. kr.
Økonomiske værdi =
under 1 mio. med klar
grænseoverskridende
interesse
Økonomiske værdi =
under 1 mio. uden klar
grænseoverskridende
interesse
Aftalen kan indgås via en
eksisterende indkøbsaftale - hvis
den er egnet og hensigtsmæssig
EU-udbud
Annoncering
på udbud.dk
Tilbudsindhentning /
markedsafdækning
Hvem gør hvad i forbindelse med selve købet
De enheder, der er anført i afsnit 1.1., yder vejledning og bistand med:
Afklaring af om indkøbet skal ske på en eksisterende indkøbsaftale
Afklaring af korrekt konkurrenceudsættelsesform, herunder procestid
Udarbejdelse og/eller kvalitetssikring af udbudsmateriale, annonceringsmateriale, mini-
udbuds-materiale med videre i forbindelse med selve indkøbet sammen med bestilleren
Bistand til gennemførelse af selve konkurrenceudsættelsesprocessen og dokumentation i
forbindelse hermed.
Bestilleren har ansvar for:
At afgrænse og beskrive opgaven
At dokumentere, at indkøbet sker i overensstemmelse med de koncernfælles retningslin-
jer for anvendelse af konsulenter
At indkøbet er godkendt af den budgetansvarlige
At al relevant dokumentation journaliseres på indkøbssagen
Udarbejdelse af udbudsmateriale, annonceringsmateriale, miniudbudsmateriale med vi-
dere i forbindelse med selve indkøbet sammen med de enheder, der er anført i afsnit 1.1.
Bistand i relevant omfang til gennemførelse af selve konkurrenceudsættelsesprocessen.
Aftaleansvarlig / contract manager
Efter aftaleindgåelse er det bestilleren, der har ansvar for aftalens gennemførelse, herunder
leverance-, tids-, kvalitets- og budgetstyring, opfølgning på leverandørens performance, fak-
turakontrol mv. Det er med andre ord bestillerens opgave at sikre, at der kontinuerligt leveres
i overensstemmelse med det i aftalen forudsatte.
Side 7 af 8
L 239 - 2020-21 - Endeligt svar på spørgsmål 53: Spm. om at oversende Skatteministeriets strategi og måltal for nedbringelse af konsulenter, til skatteministeren, kopi til finansministeren
2451315_0008.png
Såfremt der i aftaleperioden opstår behov for at foretage ændringer af aftalen, som fx kortva-
rig forlængelse af aftalen mm., skal enhederne i afsnit 1.1. altid kontaktes, inden ændringen
foretages. Dette skyldes navnlig, at ændringer af en aftale kan være i strid med udbudsreg-
lerne, ligesom ændringer i udgangspunktet altid skal aftales skriftligt i et tillægsdokument til
aftalen.
Afrapportering / dokumentation
Bestilleren journaliserer og arkiverer dokumentationen med aftalen, så overholdelsen af de
udbudsretlige forpligtelser og de koncernfælles retningslinjer for anvendelse af konsulenter til
enhver tid kan dokumenteres.
Side 8 af 8